Team- en programmasecretaris Leefomgeving

Over VNG
Wij zijn de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. De vereniging heeft als doel om de
lokale overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen
bedienen. Dat dragen we in ons hart en daar werken we iedere dag met veel
bevlogenheid aan. 344 gemeenten bepalen onze en dus ook jouw agenda. Vaak wordt
die beïnvloed door de dagelijkse actualiteit, maar altijd vanuit het belang van onze leden.
We zijn een lerende organisatie, we stellen ons continu de vraag waar we staan en wat
we kunnen verbeteren. Die vraag stellen we ook aan jou!



Over de directie Leefomgeving
De directie Leefomgeving van de VNG staat onder leiding van de directeur Beleid
Leefomgeving, heeft 2 Teamleiders en bestaat uit drie onderdelen:
• Team Leefomgeving: vanuit dit team wordt in gezamenlijkheid gewerkt
aan de opgaven bouwen en wonen, landelijk gebied, omgevingskwaliteit,
milieu, afval & circulaire economie, mobiliteit, ruimte, klimaatadaptatie &
water en regionale economie.
• Het programma Omgevingswet is gericht op het maken van uitvoerbare
wet- en regelgeving en ondersteunt, stimuleert en faciliteert gemeenten bij
de invoering van de Omgevingswet.
• Het programma Energie richt zich op de ondersteuning van gemeenten bij
het terugdringen van broeikasgassen in onze steden, dorpen en platteland
en het verder uitbouwen van de transitie naar schone energie.


Jij gaat aan de slag als secretaris van het team en de programma’s zoals die bij
Team Leefomgeving worden opgezet en uitgevoerd. Naast deze rol werk je samen
met de secretarissen van het programma Omgevingswet en het programma
Energie om de organisatorische kant van het hele Fysieke domein op orde te
krijgen en te houden, voorlopend op een mogelijk nog op te richten
Managementoffice Leefomgeving.


Omschrijving van de opdracht
Jij gaat aan de slag binnen het team Leefomgeving (primair).
• In team Leefomgeving ben je als team- en programmasecretaris de schakel
tussen de collega’s van het team, de teamleiders, de directeur en het MT. Je
ondersteunt team- en projectleiders bij de financiële en contractuele
afhandeling van (subsidie)projecten. Je bewaakt hierbij de bedrijfsvoering in
een politiek dynamische omgeving. Daarnaast lever je organisatorische input
en ondersteuning met betrekking tot de diverse beleidsvraagstukken aan het
teammanagement. Je adviseert zelfstandig de teamleiders in een context waar
team Leefomgeving kwantitatief groeit gezien de ambitieuze agenda en
jaar/werkplan van het team.
• Daarnaast maak je deel uit van het Managementoffice Leefomgeving (MO) in
oprichting. Je bent samen met het MO verantwoordelijk voor o.a. het vastleggen
van verplichtingen en je hebt een rol in het proces rond inhuur en aannemen van
medewerkers.
• Ook ben je in je rol als programmasecretaris degene die de processen,
voortgang en planning rondom de programma’s die binnen team Leefomgeving
worden opgezet en lopen bewaakt. Dit betekent een procesmatige sturing
richting de collega’s van het team die inhoudelijk de diverse programma’s
begeleiden. Specifieke opdracht is gelegen in het bewaken van de voortgang van
de Interbestuurlijke programma’s waar binnen het team aan wordt gewerkt. Dit
vraagt veel afstemming en contact met medeoverheden.
Samen met de secretarissen van het programma Energie en Omgevingswet ben je
verantwoordelijk voor het aanbrengen van meer samenhang tussen de teams binnen het
fysieke domein. Met als doel om meer inzicht te bieden in de financiën en bemensing van
fysiek domein breed en het stroomlijnen van werkwijzen en procedures. Aanleiding is dat
de uitvoeringsvraagstukken van gemeenten toenemen, het subsidielandschap wijzigt en
de behoefte aan ondersteuning binnen het fysiek domein groot is.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
• Het overzicht bewaken van- en het ondersteunen bij bedrijfsvoeringvraagstukken
binnen het fysieke domein (personeel, financiën incl. subsidies, planningen,
verantwoordingsrapportages). Hiervoor onderhoud je contacten met de
stafafdelingen: HR, financiën en de concernstaf.
• Het zorg dragen voor de administratie van team Leefomgeving (o.a.
verplichtingenadministratie, routering directiestukken, verlengingen
ingehuurde medewerkers en het beheer van Microsoft teams).
• Dossierbeheer bij team Leefomgeving.
• Het mede-opstellen van de rapportages voor het Fonds Gezamenlijke
Gemeentelijke Uitvoering (GGU).
• Het ondersteunen en adviseren van de teamleiders bij het sturen op risico’s.
• Het opstellen en bewaken van de begroting.
• Het opstellen van jaarplannen- en werkplannen voor het team Leefomgeving.
• Het opzetten – in samenspraak met de teamleiders – van monitoring van de jaar- en
werkplannen en het aanjagen van het jaar- en werkplanproces vanuit het team


richting de organisatie als geheel.
• Het voorbereiden en (mede)organiseren van sessies en bijeenkomsten (o.a. de
teamsessie van team Leefomgeving, het wekelijks oploopje en het cluster
coördinatoren overleg).
• Het ondersteunen van projectleiders en teamleden bij beleidsinhoudelijke
vraagstukken.
• Het bevorderen van de samenhang tussen de (programma)teams Leefomgeving,
Omgevingswet en Energie.

Resultaat van de opdracht
• Teamleiders en projectleiders zijn ondersteund in de vorm van bovengenoemde
werkzaamheden op het gebied van bedrijfsvoering.
• Overzichten bedrijfsvoering zijn goed gedocumenteerd (dossierbeheer).
• Meer samenhang tussen de (programma)teams Leefomgeving, Omgevingswet en
Energie. Samenhang creëren door middel van organiseren gezamenlijk
bijeenkomsten, opstellen GGU financiële rapportage, Stand van zaken eenduidig
rapporteren van de verschillende afdeling en programma's.
• Meer eenduidige werkprocessen binnen het fysieke domein. Onder andere uniform
proces voor inhuren personeel en een eenduidige administratie.
• Een eenduidig (monitorings)proces met betrekking tot de jaar- en werkplannen,
zowel in de initiërende als uitvoerende fase van de plannen.