Senior Projectondersteuner

De Projectondersteuner is een generalist die zelfstandig en secuur werkt en kennis heeft van de RWS-organisatie en is projectinhoudelijk op de hoogte.

De activiteiten hierbij kunnen gevat worden onder:

- Ondersteunen projectmanagementteamleden (o.a. complex agendabeheer, voorbereiden/uitwerken stukken en presentaties) en waar nodig van projectteamleden;

- Voorbereiden/afstemmen en notuleren van diverse project overleggen en –vergaderingen;

- Voorbereiden/afstemmen van externe complexe vergaderingen zoals bestuurlijke overleggen (ABG/BBG, waaraan de gedeputeerden van de provincies aan deelnemen);

- Kennis van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en de kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier);

- Het bijhouden, bewaken voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren van issues, actielijsten en opdrachtgeversverplichtingen van projectmedewerkers en bestuurlijke partijen o.a. in GRIP, Excel;

- Het fungeren als “buffer” in een zeer gevoelige en complexe politieke en maatschappelijke context naar interne en externe omgeving;

- Het ondersteunen van de omgevingsmanager bij het organiseren van bijeenkomsten/evenementen met externe partijen (Minister of andere overheden/bedrijven);

- Organiseren van project brede bijeenkomsten (heisessies, kennisbijeenkomsten, borrels en uitjes);

- Het uitvoeren van administratieve werkzaamheden (officemanagement), waaronder:

- Fungeren als vraagbaak en eerste aanspreekpunt voor projectteamleden;

- Beheer van de post A1 Apeldoorn – Azelo (digitale/fysieke postverwerking);

- Managen van documenten en informatiestromen;

- Stukken aanbieden ter archivering en dossierbeheer;

- Ontvangst en te woord staan bezoekers (incl. bezoekersregistratie);

- Reserveren in- en externe vergaderzalen;

- Coördineren proces in- en uitstromende medewerkers;

- Bijhouden diverse registers en managementoverzichten;

- Administratieve werkzaamheden van algemene aard.

- Het coördineren en continue verbeteren van de operationele bedrijfsprocessen rondom het projectsecretariaat en de logistiek en huisvesting van de projectorganisatie.

 

Competenties

Je bent altijd bezig met vooruit kijken en meedenken en overziet het geheel aan lopende zaken en werkzaamheden. Je staat stevig in je schoenen en durft je collega’s aan te spreken, bent flexibel en wendbaar in je denken en handelen.

Het behalen van resultaten vind je belangrijk en om dat te bereiken zorg je op natuurlijke wijze voor integrale afstemming met alle betrokkenen en beoordeel je samen de haalbaarheid, afhankelijkheden en prioritering.

De volgende competenties en vaardigheden worden hierbij gevraagd:

Kan makkelijk contacten leggen;

Ruime kennis van en affiniteit met het eigen onderdeel en basiskennis van de ketenpartners/relaties waar veel mee wordt samengewerkt en in staat om zowel intern als extern op verschillende niveaus een netwerk op te bouwen;

Teamwerker: wil met elkaar tot een goed resultaat te komen;

Goede communicatieve en schriftelijke vaardigheden;

In staat oplossingsgericht te handelen;

Flexibel, proactief en neemt initiatief;

Stressbestendig en gestructureerd;

Goed kunnen werken in een dynamische omgeving;

Zelfstandig;

Klantvriendelijk;

Politieke- en organisatie-sensitiviteit;