Word lid Ben je al lid? Inloggen
Gemeente Rotterdam

Senior Directiesecretaresse

Gemeente Rotterdam

De opdracht­omschrijving

Jouw functie

Bij Werk en Inkomen staan we voor kansen voor iedereen. Om te blijven leren, te blijven ontwikkelen en werk te vinden dat past bij de Rotterdammer. Met veel professionals zorgen we ervoor dat we toegankelijk beleid hebben en dat we dienstverlening leveren die past bij deze mooie stad. Bevlogenheid, humor en plezierige samenwerking hebben we hoog in het vaandel staan.

Als senior directiesecretaresse zul je samen met twee collega directiesecretaresses ondersteuning bieden aan de 4 directeuren van het cluster W&I. De directeur die in de opdracht specifiek gekoppeld wordt aan de nieuwe collega’s is de directeur van Rotterdam Inclusief. Hierbij ben jij verantwoordelijk voor de voorselectie van informatie, notities en e-mail. Om dit goed uit te kunnen voeren heb jij hiervoor contact met andere secretariaten, directiesecretarissen en managers. Daarnaast houd jij nauwkeurig de agenda bij, plan je nieuwe afspraken en registreer jij deze op de correcte wijze. Het organiseren van werkbezoeken en bijeenkomsten zal ook behoren tot jouw takenpakken. Je plant, agendeert en registreert afspraken. Je bent druk bezig met het organiseren van verschillende overleggen. Denk hierbij aan interviews, reguliere en ad-hoc overleggen. Je fungeert als klankbord en sparringpartner voor de directeur.

Jouw profiel

Jij bent een enthousiaste collega met een stevige persoonlijkheid. Gezien jouw werkzaamheden is het belangrijk dat je beschikt over organisatorische vaardigheden, zodat alle overleggen vlekkeloos verlopen. Je kunt snel schakelen tussen inhoud en proces en vindt het heerlijk om elke dag verrast te worden door werkzaamheden die (nog) niet op jouw lijstje stonden. Je bent een kei in het houden van overzicht en behoudt als vraagbaken de rust.

Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden en je bent sociaal vaardig, hierdoor kun jij goed schakelen met andere afdelingen op verschillende niveaus. Je werkt graag in teamverband en je weet hoe je prioriteiten moet stellen. Daarnaast houd jij van een uitdaging en ga je deze niet uit de weg, je bent open-minded, flexibel en stressbestendig.

De Eisen

  • 2 relevante referenties, die de volgende gegevens bevatten: naam referent, functie, organisatie, e-mailadres en/of telefoonnummer.
  • U dient het Curriculum Vitae van de kandidaat te uploaden in deze vraag. Het CV dient ter verificatie van het in de inschrijving gestelde. Vormvereisten: - Volledige naam + voorletters kandidaat - Beschikbaar voor x aantal uren vanaf startdatum - Opleiding - Werkervaring - Specifieke kennis - Systeem kennis - Relevante nevenactiviteiten - Gevraagde certificaten + naam instituut + datum behaald - in het Nederlands - maximaal 5 A4 enkelzijdig groot. U bevestigt het Curriculum Vitae van de kandidaat te hebben geüpload. Knock-out Het bovenstaand gestelde betreft een eis (knock-out). Indien de inschrijving niet aantoonbaar voldoet aan deze eis komt de inschrijving niet voor gunning in aanmerking.

De Wensen

  • Geef aan of de kandidaat in relatie tot deze uitvraag beschikt over de volgende ervaring: Je hebt werkervaring met documentregistratiesystemen, zoals: alfresco en Diva. Indien u verklaart dat de kandidaat over de genoemde ervaring beschikt dient hij aantoonbaar over de genoemde ervaring te beschikken zodat dit leidt tot een redelijk te verwachten professionele uitvoering van de opdracht en/of vervulling van de functie.
  • Geef aan of in de antwoordopties genoemde relevante opleidingen de kandidaat succesvol heeft afgerond. Je hebt een afgeronde administratieve en/of economische MBO-4 opleiding.
  • De kandidaat beschikt over de volgende specifieke kennis: Je hebt kennis van de inhoud en werkwijze van SW-bedrijven (in de regio Rijnmond). Indien u verklaart dat de kandidaat over de genoemde specifieke kennis beschikt dient hij aantoonbaar over de genoemde specifieke kennis te beschikken zodat dit leidt tot een redelijk te verwachten professionele uitvoering van de opdracht en/of vervulling van de functie.

Interesse in deze opdracht?

Zo werkt onze dienstverlening

Deze opdracht is gesloten, reageren is helaas niet meer mogelijk

Gesloten

Mis geen kans, word gratis lid

Ontvang direct alle opdrachten en marktontwikkelingen in je mailbox

Word lid