Recordmanager

Organisatie
De gemeente Zoetermeer is een toekomstgerichte organisatie, waarin de mens centraal staat. 'Samenwerken, daadkracht en vertrouwen' staan daarbij hoog in het vaandel. Dat betekent dat we met het bestuur, de medewerkers, de inwoners en onze netwerkpartners werken aan het realiseren van het beste resultaat voor de stad Zoetermeer. In onze organisatie werken we intensief samen met onze collega's over de grenzen van afdelingen heen, en met onze externe partners in de samenleving. Een breed Managementteam, waarin alle afdelingen zijn vertegenwoordigd, stuurt de organisatie aan. Op deze manier zijn we in staat snel en flexibel te blijven inspelen op de veranderingen in de wereld om ons heen.

Bij Informatie & Automatisering zijn we continu bezig de burger zo goed mogelijk te bedienen. Met dat ultieme doel voor ogen, werken we samen met de vakafdelingen aan de beste informatievoorziening en automatisering. De ontwikkelingen in ons vakgebied gaan razendsnel en informatie is steeds meer digitaal beschikbaar. De focus ligt op innovatie en de ambities zijn groot. Het is bij ons geen kwestie van ‘systemen in de lucht houden’ maar we gaan voor de beste informatievoorziening voor de burger. We werken hierbij nauw samen met de verschillende teams binnen de afdeling. Dit betekent veel contact met collega’s en een prettige, informele werksfeer. Een buitenwereld die continu in beweging is, maakt het werk op onze afdeling dagelijks dynamisch. Samen ondersteunen en verbeteren we de hele organisatie.

Opdracht
Voor deze opdracht zoeken we naar een ervaren recordsmanager, die gedegen kennis heeft van de archiefwet en de toepassing daarvan en daarnaast ervaring heeft met het inrichten van informatiebeheer bij het op afstand plaatsen of uitbesteden van taken door gemeenten en bij voorkeur ervaring met publiek/ private samenwerking. De recordsmanager moet snel kunnen schakelen, beschikken over een helicopterview, bestuurlijke gevoeligheden kunnen inschatten en invoelen en weten wanneer expertise nodig is van de privacy- en/of security officer. Concreet vragen we hier een recordsmanager die het uitvoeringsniveau is ontstegen en op tactisch en strategisch niveau informatiebeheer in de vingers heeft en vanuit die sterke basis een sterke gesprekspartner is voor de verschillende stakeholders én aanvoelt wanneer hij/zij met wie moet communiceren.

De werkzaamheden zijn vooral gericht op het project gegevensuitwisseling met de BinnenBaan, echter ook het uitvoeren van een nulmeting(en) ten behoeve van het opstellen van een informatiebeheerplan (plannen) behoort ook tot de taken.

 

Competenties

• Analytisch;
• Verbindend;
• Probleemoplossend vermogen;
• Open persoonlijkheid;
• Communicatief vaardig;
• Creativiteit/ out of the box denken.

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten (minimaal 2) worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Schaal
Deze opdracht is ingedeeld in schaal 10.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in onderling overleg 4 a 5 dagen per week, zolang de corona maatregelen gelden met name vanuit huis.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op maandag 19 april 2021 tussen 15.00 uur en 17.00 uur (via MS Teams). De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 16 april 2021 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een vereiste.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 12 april 2021, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden uiterlijk op dinsdag 13 april 2021 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot donderdag 15 april 2021, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.