Projectleider ondersteuning aanbesteding informatiesystemen

Projectleider ondersteuning bij aanbesteding informatiesystemen
8-16 uur

De Omgevingsdienst Flevoland & Gooi en Vechtstreek (OFGV) gaat begin 2024 een aanbesteding starten met betrekking tot een of meerdere informatiesystemen ter ondersteuning van de werkprocessen van de Omgevingsdienst.

Nu is dat door één complex geïntegreerd informatiesysteem (in-)gericht op de traditionele Vergunnings-, Toezicht- en Handhavingstaken van de Omgevingsdienst. De Omgevingsdienst wil naar de toekomst toe een meer open benadering hanteren waarin ingeschreven kan worden op (gecombineerde) functionaliteiten en/of systeemintegratie daarvan.

De OFGV is opzoek naar een flexibele en creatieve externe projectleider die van A tot Z ondersteuning biedt bij bovengenoemde aanbesteding.

• De verwachte tijdsbesteding van de externe projectleider per week betreft gemiddeld 8-16 uur. In de praktijk kan dit per week verschillen. In eerste instantie betreft het de projectleiding voor de aanbesteding, de looptijd hiervoor is uiterlijk tot 1 juli 2025. Mogelijk kan de opdracht verlengd worden met de projectleiding gedurende de implementatiefase. De looptijd is in dat geval tot uiterlijk . 1 maart 2026.
• Het is van belang dat de externe projectleider ervaring heeft met aanbestedingen op het gebied van informatiesystemen, systeemintegratie en lagere overheden, om flexibel te kunnen acteren in de keuze van de uiteindelijke oplossingsrichting. De ervaring moet naar voren komen in het portfolio en in het kennismakingsgesprek.
• De externe projectleider ondersteunt bij alle facetten van de aanbesteding, waaronder:
  
  Voorbereidingsfase
  - planning opstellen en bewaken

- opstellen kostenraming
- de interne gesprekken starten en leiden
- de interne (ad hoc advies)vragen opnemen, uitzoeken en beantwoorden
- actief strategisch meedenken
- een eventuele marktconsultatie verrichten
- het uitvoeren van deskresearch
- het opstellen van de aanbestedingsstukken (aanbestedingsleidraad, programma van eisen, programma van wensen, prijzenblad, conceptraamovereenkomst, verwerkersovereenkomst, bewaargevingsovereenkomst et cetera).

Tactische fase
- het uploaden van de aanbestedingsstukken op TenderNed en publiceren
- regie houden over publicatie op TenderNed en het bewaken van de termijnen
- het opstellen van conceptantwoorden t.a.v. de vragen, deze intern afstemmen en vervolgens het opstellen van de nota van inlichtingen
- Het openen van de kluis met inschrijvingen en het beoordelen van de inschrijvingen door gegadigden en afstemming met het aanbestedingsteam
- De gunnings- en afwijzingsbrieven opstellen en deze publiceren op TenderNed

Contracteren
- de ondertekening van de overeenkomst regelen met de winnende inschrijver(s)
- alle relevante stukken intern delen, zodat deze zorgvuldig gearchiveerd kunnen worden

Nazorg (nader te bepalen, e.e.a. afhankelijk van de contractant)
- het bewaken van de afspraken in het contract / contractmanagement