Projectleider ondersteuning aanbesteding ict

Projectleider ondersteuning bij aanbesteding ICT
8-16 uur

De Omgevingsdienst Flevoland & Gooi en Vechtstreek (OFGV) is voornemens om begin 2024 een aanbesteding te starten met betrekking tot het beheer van haar ICT-infrastructuur en werkplekbeheer.

De ICT infrastructuur die in beheer genomen moet gaan worden is grotendeels gebaseerd op de Microsoft 365 en Azure omgeving met koppelingen naar een aantal SaaS oplossingen. Er is een beperkte kantooromgeving van ongeveer 30 werkplekken, maar in principe werken de circa 160 medewerkers plaatsonafhankelijk met bedrijfslaptop, IPad en mobiele telefoon.

De OFGV is opzoek naar een externe projectleider die van A tot Z ondersteuning biedt bij bovengenoemde aanbesteding.

• De verwachte tijdsbesteding van de externe projectleider per week betreft gemiddeld 8-16 uur. In de praktijk kan dit per week verschillen. De looptijd van de aanbesteding is uiterlijk tot en met 1 januari 2026.
• Het is van belang dat de externe projectleider ervaring heeft met IT-aanbestedingen en dan in het bijzonder het beheren en door ontwikkelen van de ICT-infrastructuur. De ervaring moet naar voren komen in de portfolio en in het kennismakingsgesprek.
• De externe projectleider ondersteunt bij alle facetten van de aanbesteding, waaronder:
  
  Voorbereidingsfase
  - planning opstellen en bewaken

- opstellen kostenraming
- de interne gesprekken starten en leiden
- de interne (ad hoc advies)vragen opnemen, uitzoeken en beantwoorden
- actief strategisch meedenken
- een eventuele marktconsultatie verrichten
- het uitvoeren van deskresearch
- het opstellen van de aanbestedingsstukken (aanbestedingsleidraad, programma van eisen, programma van wensen, prijzenblad, conceptraamovereenkomst, verwerkersovereenkomst, bewaargevingsovereenkomst et cetera).

Tactische fase
- het uploaden van de aanbestedingsstukken op TenderNed en publiceren
- regie houden over publicatie op TenderNed en het bewaken van de termijnen
- het opstellen van conceptantwoorden t.a.v. de vragen, deze intern afstemmen en vervolgens het opstellen van de nota van inlichtingen
- Het openen van de kluis met inschrijvingen en het beoordelen van de inschrijvingen door gegadigden en afstemming met het aanbestedingsteam
- De gunnings- en afwijzingsbrieven opstellen en deze publiceren op TenderNed

Contracteren
- de ondertekening van de overeenkomst regelen met de winnende inschrijver
- alle relevante stukken intern delen, zodat deze zorgvuldig gearchiveerd kunnen worden

Nazorg (nader te bepalen, e.e.a. afhankelijk van de contractant)
- het bewaken van de afspraken in het contract / contractmanagement
- zorgdragen voor eventuele transitie bij een nieuwe leverancier