Projectcontroller

Opdracht omschrijving

De sector Huisvesting is belast met de uitvoering van het Strategisch Huisvestingsplan 2013-2025 (SHP). De uitvoering van het SHP is gedurende de looptijd (2013-2025) een bijzondere taak binnen het PolitieDienstenCentrum (PDC).

Vanwege de hoeveelheid, aard en omvang van de projecten is het noodzakelijk hier sturing en monitoring op in te richten. Extra capaciteit is aangetrokken om de rol van projectcontrol in te richten. Deze medewerkers hebben als taak het ontwerpen en onderhouden van project-, portefeuille- en programmadashboards. Dit start al bij de voorbereidingen om te komen tot een projectopdracht en businesscase. Het doel is om samen met de afdeling projectmanagement en de afdeling Programmeren van de sector Huisvesting de projectenportefeuille in control te brengen en te houden.

Verantwoordelijkheden

Tijdige, juiste en volledige informatie aanleveren ten behoeve van de periodieke rapportages voor de stuurgroepen en de lijnverantwoording. Signaleren en rapporteren van risico`s. Tijdige aanlevering van prognoses per project qua investeringen en exploitatie tbv het financieel model (maandelijks). Juiste inrichting van de projectadministratie per project.

Projectmanagement is verantwoordelijk voor de GOTIK(R) beheersingselementen. Projectcontrol wordt ingericht om binnen deze elementen de informatie beschikbaar te stellen aan de projectmanager zodat er een stevige basis ontstaat voor sturing en advies. Daarnaast informeren de projectcontrollers het MT HV via team programmeren en de stuurgroepen over de voortgang en status van alle projecten. De functie heeft een duidelijk onafhankelijk karakter. De projectcontroller speelt een belangrijke rol in het beoordelen van de juistheid, volledigheid en tijdigheid van gegevens. Dit geeft meer inzicht in het proces waardoor grip en inzicht komt in het project en daarmee de beheersbaarheid van de projecten.

• Ten behoeve van projectmanager: bewaken dat de projectdoelstellingen gerealiseerd worden door het proactief managen van de aspecten tijd (planning), geld (budget), scope, risico's en organisatie;
• Verzorgen van periodieke financiële- en management voortgangsrapportages, inclusief accurate capex-cashflow planningen ten behoeve van Treasury;
• Regisseren van de AO/IC projectorganisatie, inrichten van specifieke projectmandatering o.b.v. best practice; oog voor implementatie van verbeteringen in processen, procedures en controlesystemen;
• Periodieke bijdrage aan Planning & Control werkzaamheden van de sector huisvesting zoals perioderapportage, cash-flow prognose, (meerjaren) forecasting/ budgettering;
• Borgen van compliance met financieringsdocumentatie gedurende de bouwtijd van het project.

 

Doelstelling

Op de ongeveer 80 - 100 lopende projecten met een viertal projectcontrollers, control optimaliseren en onderhouden. Dit zodat de afwijking op de jaarlijkse prognose binnen de bandbreedte blijft, dat risico`s vroegtijdig worden gesignaleerd en gerapporteerd. En tevens dit, zodat de voorspelling op portfolio niveau betrouwbaar is.

1. Er zal gewerkt moeten worden met resultaatgerichte opdrachten ten aanzien van de periodieke deliverables gericht op de control op de projecten. De specifieke projecten worden voor aanvang benoemd en vastgelegd.
2. Deliverable is de projectenrapportage in het projectendashboard, periodiek 4-6 wekelijks geactualiseerd met een maximum van 10 formele oplevermomenten per jaar.
3. De opdracht heeft een specifieke aanvangs en einddatum gerelateerd aan de op te leveren producten.  Namelijk voor de duur van het project en maximaal de overeengekomen contractsduur. De deliverable bestaat uit het opleveren van 4-6 wekelijkse projectenrapportages in de projectendashboards ten aanzien van de aangewezen projecten als bij 1 benoemd.

Contacten

• Projectleiders;
• Coördinatoren projectleiders;
• Team Programmeren binnen de sector huisvesting (bsuiness control, analisten, planners, etc);
• Financiële uitvoerings organisatie (FUO);
• Afdeling inkoop;
• Afdeling ICT;
• Afdeling ruimte management (assetmanagers, vastgoed ontwikkeling etc);
• Technisch Beheer.

Professionele kennis en werkervaring

Om projectcontrol goed in te richten is het noodzakelijk om de projectcontroller te integreren in het projectmanagement proces. Binnen het PRINCE2 kader neemt de projectcontroller een deel van de rol Project Assurance (projectborging) aan. De rol Project Assurance is zeer breed, de projectcontroller zal de financiële belangen vertegenwoordigen. Deze rol Project Assurance sluit goed aan bij de onafhankelijke positie van projectcontrol binnen de organisatie. Daarnaast is het vanzelfsprekend om de projectcontroller als projectteamlid aan te merken. De projectcontroller zal procuratie moeten krijgen binnen het verplichtingen proces. De projectcontroller heeft hier een controle functie op het juiste budget en binnen de toleranties van de baseline of aangepaste baseline. De projectcontroller geeft geen formeel oordeel over de inhoud van de opdracht, anders dan dat het past binnen het daarvoor bestemde en gestelde budget. Dit heeft verschillende voordelen. De projectcontroller is op de hoogte van alle zaken die spelen/ worden besproken in projectteams. Door de bredere informatie is hij beter instaat de projectmanager bij te staan en gevraagd en ongevraagd te adviseren. Hierdoor wordt de kwaliteit en de betrouwbaarheid van de rapportages vergroot.

Competenties

Belangrijk voor de rol van de projectcontroller zijn de cultuur en gedragsaspecten. De meest van belang zijnde aspecten van de projectcontroller zijn:

- Klantgerichtheid;

- Kwaliteitsgerichtheid;

- Initiatief;

- Mondelinge- en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid