Project Management Ondersteuner

 

Als project management ondersteuner (PMO) werk je in het cluster Modernisering. In dit cluster zijn meerdere productgroepen opgenomen: Energievoorziening, Interieur en Verlichting, Casco en Conservering. Samen met het projectteam/ontwikkelteam komen projecten tot een goed einde, jij ondersteunt en regelt het!

Daarom kies je voor een opdracht als PMO: * Ondersteunen en regelen van dagelijkse operationele zaken binnen projecten. * Projectondersteuning in een complexe omgeving: lange doorlooptijd, omvangrijke investeringen en samenwerken met meerdere NS collega’s en externe (internationale) stakeholders. * Een productgroep is end to end verantwoordelijk, je maakt het als PMO van begin tot eind mee! * Je leert en krijgt ruimte om ervaring op te doen met ‘ Agile werken’.

Dit ga je doen
Als project management ondersteuner ben je de rechterhand van een of meer projectmanagers/productowners. Je biedt projectondersteuning aan de clusterleider en productowners in het cluster Modernisering door het, na uitleg/coaching, zelfstandig pro-actief uitvoeren van taken op terreinen als document control, projectadministratie, voortgangsbewaking van beheeraspecten, communicatie en signalering van (mogelijke) obstakels en vraagstukken. Daarnaast wordt meer algemene ondersteuning aan de afdeling PM geboden op het gebied van verbeteren van processen/manier van werken.
Jouw werkzaamheden bestaan grotendeels uit:
  * Zelfstandig opstellen van agenda en verslagen voor projectteam en stuurgroep (actie en besluiten lijst). * Projectmeetings voorzitten indien nodig. * Projecten waarnemen in afwezigheid van Projectleider/Product Owner en indien nodig zelfstandig kunnen leiden. * Allerlei BAAN werkzaamheden zoals projectinrichting, inkooporders maken en verwerken * Proces bewaking: borgen dat alle deliverables worden opgeleverd. Project hygiëne is op orde. * Controle op de standaard projectprocessen (issue, change en risico) en bewaken deadlines * Pro-actief opstellen en bewaken actie/issue/risico lijsten en ophalen status in ontwikkelteams. * Het mede opstellen van (voortgangs)rapportages en andere documenten (o.a. Risicoregister). Uitzetten en ophalen van informatie bij projectmanagers en stakeholders binnen en buiten de projectorganisatie. * Readiness reviews voorbereiden. * Dechargeren van projecten. * Ondersteunen/opzetten van projectplanningen en resource planningen. * Het inrichten en vastleggen van projectdocumentatie in Sharepoint conform de goedgekeurde document strategie. * Inrichten en het beheer van een teamsite. * Organiseren en faciliteren van diverse sessies en workshops (o.a. risicomanagement en evaluaties) * Plannen, organiseren en faciliteren van projectbijeenkomsten en voorlichtingsbijeenkomsten * Het zelfstandig uitvoeren van deeltaken binnen project/programma, denk aan aanvragen onttrekkingen, communicatie berichten. * Bijdragen aan (verdere) professionalisering van de afdeling door o.a. deelname aan overleggen en kennissessies met collega’s in de keten; mede implementeren/borgen van processen/standaarden. Juiste projecten templates ontwikkelen en bewaken dat die ook worden gebruikt

Hier ga je werken
Veel van onze technische professionals werken in Haarlem en Utrecht, maar o.a. ook in Amsterdam, Den Haag, Maastricht en Groningen wordt er aan onze treinen gewerkt. Onze treinen zijn namelijk overal, dus onze technici ook. Samen werken ze aan treinmodernisering, onderhoud, schadeherstel en aan de veiligheid van treinen. Maar ook in grote en kleine projecten liggen er veel technische uitdagingen waaraan gewerkt moet worden om Nederland in beweging te houden. Niet alleen vandaag, maar ook in de toekomst.

NS Treinmodernisering (NSTM) heeft als belangrijkste doel, met de onderhoud- en servicebedrijven, het technisch in topconditie houden van het rijdend materieel. Onder NS Treinmodernisering valt het modernisering bedrijf in Haarlem en het Componentenbedrijf in Berkel-Enschot, totaal 1250 FTE. Creativiteit en innovatief vermogen worden gestimuleerd. Innovatie betekent voor NS Treinmodernisering ook investeren in hightech werkplaatsen en de meest moderne outillage. NS Treinmodernisering werkt daarbij samen met treinfabrikanten, toeleveranciers en kennisinstituten. De ambitie van NS Treinmodernisering is om uit te groeien tot Europa ’s modernste onderhoudsbedrijf in rollend materieel.

Je maakt onderdeel uit van de afdeling Programma Management. Deze bestaat uit circa 25 gedreven, ervaren collega´s. We hebben op de afdeling programma managers, (senior) projectleiders, projectondersteuners en projectplanners. Dit zijn collega’s die gedreven en resultaat gericht zijn en samenwerken met afdelingen zoals engineering en productie. Binnen de afdeling PM komen we 1x per 6 weken bij elkaar voor een technisch werkoverleg. Daarnaast hebben we ook 1x per vier weken een PMO overleg waar de actuele ontwikkelingen worden besproken en waarin we elkaar kunnen ondersteunen. Tevens is aantal keer per jaar een overleg met de PMO collega’s van NS Techniek (hele PMO community)

Dit zijn de eisen
Je hebt minimaal een afgeronde HBO opleiding bij voorkeur in een technische en of bedrijfskundige richting. Je hebt minimaal 3 jaar relevante werkervaring en bent daarin aantoonbaar succesvol.

Om deze functie succesvol in te vullen zien we graag onderstaande kennis en vaardigheden terug: * In het bezit van Prince2 Foundation (Prince2 Practitioner is een pré). * Aantoonbare kennis van MS Office Word, Excel en Powerpoint. * Aantoonbare kennis van Sharepoint. * Affiniteit met en/of kennis van PMO kennisvelden planning. * Ervaring met inrichting en borging van tooling en processen in projecten op basis van de binnen de afdeling geldende standaarden. * Uitstekende beheersing van de Nederlandse en goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift.

Het is een pré als je aan de volgende punten kunt voldoen:

• Ervaring met het werken in Europees/internationaal verband
• Affiniteit met materieel / techniek projecten
• Kennis van NS organisatie en processen

Om succesvol te zijn als project management ondersteuner bezit je onder andere de volgende competenties:

• Planmatig werken: Effectief bepalen van doelen en prioriteiten. Het eigen werk op een zodanig manier organiseren dat de resultaten die gehaald moeten worden binnen de gestelde tijd en met de aanwezige middelen worden gerealiseerd. Overzicht van eigen werk.
• Initiatief : kansen creëren of problemen signaleren en ernaar handelen. Begint eerder uit zichzelf en wacht niet.
• Communicatief vaardig: communiceert op een heldere en duidelijke wijze.
• Stressbestendig: kan snel schakelen in complexe projecten met veel projectmedewerkers en externe partijen.
• Resultaatgericht: het actief gericht zijn op het behalen van resultaten en doelstellingen en de bereidheid om in te grijpen bij tegenvallende resultaten.
• Kwaliteitsgericht: hoge eisen stellen aan kwaliteit van producten en diensten en daarna handelen.
• Samenwerken: Kan zelfstandig deeltaken uitvoeren. Weet verbinding te creëren in de keten.
• Probleem oplossend vermogen.
• Besluitvaardig.
• Eigen oordeelsvorming. |