Procesmanager

Als procesmanager ben je verantwoordelijk voor de implementatie van de werkwijze rondom contractmanagement en de invoer van contracten in het nieuwe contractmanagementsysteem. De verwachting is dat de implementatie van het nieuwe contractmanagementsysteem in mei is afgerond. De procesmanager start bij voorkeur eerder in zijn/haar rol in verband met de communicatie rondom dit project. We verwachten dat dit proces minimaal 1,5 jaar in beslag neemt. In het eerste half jaar (t/m eind 2023) zal de benodigde inzet van de procesmanager groter zijn dan op het moment dat de uitrol loopt (2024).
Verwachting is t/m eind 2023 minimaal 2 dagen per week, daarna tot eind 2024 gemiddeld 1 dag per week.

Functiebeschrijving
Voor de implementatiefase zoeken we een procesmanager die dit traject gaat begeleiden. De beoogde werkwijze is nieuw, het contractmanagementsysteem is nieuw en de huidige contractmanagers werken veelal nog volgens hun eigen methodiek.
Het is een rol waarin je samenwerkt met de projectgroep contractmanagers en afstemming zoekt met de stuurgroep. Deze bestaat uit collega’s vanuit verschillende disciplines binnen de gemeente om een zo breed mogelijk draagvlak te creëren.
De procesmanager is verantwoordelijk voor:

• Alle huidige contractmanagers op één lijn krijgen met betrekking tot de nieuwe werkwijze en plan van aanpak (ontwikkelstadium contractmanagers en  aanpak/methodiek/werkwijze verschilt nu per domein). De aanzet hiertoe is gedaan, de invulling per domein kan in detail best afwijken, maar moet op hoofdlijnen de beoogde werkwijze omarmen en herkenbaar uitvoeren. Eventueel escalatie naar clustermanagement/afdelingshoofden/teamleiders
• In samenwerking met projectgroep opstellen van een concernbreed implementatieplan inclusief planning
  • Dit implementatieplan gaat in op de registratie van contracten/raamovereenkomsten binnen gemeente Enschede (zowel degene die al zijn geregistreerd in Planon en Mochadocs (transitie) alsook degene die op afdelingsniveau aanwezig zijn (diverse bronnen)
  • Daarnaast moet het implementatieplan bijdragen aan het  invoeren van de beoogde werkwijze rondom concernbreed contractmanagement. Een deel van deze visie en aanpak is hieronder beschreven. De juiste aanpak voor implementatie moet nog worden afgestemd (bijv. per cluster, bepalen welke afdeling of budgethouder eerst etc.)
• Afstemmen van een communicatieplan in overleg met afdeling communicatie rondom aankondiging (implementatie, nieuwe werkwijze), aanpak (voorlichting, mogelijk opzet e-learning of instructie, voor centraal/clusters/afdelingen/MT’s). De eerste verkennende gesprekken met communicatie zijn gevoerd.
  • Je hebt als procesmanager ook een actieve rol in de communicatie en voorlichting
• Bij clustermanagement/afdelingshoofden/teamleiders sturen op het benoemen van medewerkers om te kunnen koppelen aan de benodigde rollen binnen de afdelingen of clusters (zoals keyusers, contractbeheerders etc.)
  • Je denkt samen met het projectteam na over het delen en borgen van kennis over het nieuwe contractmanagementsysteem en de werkwijze rondom contractmanagement
• Inventariseren en borgen van actiepunten en deze toewijzen aan collega’s binnen het projectteam of daarbuiten
• Bewaken van voortgang van deze actiepunten
• Regie op proces en voortgang rondom implementatie
• Verantwoordelijk voor afstemming met stuurgroep of escalatie naar (gedelegeerd) opdrachtgever (clustermanager IDVL of gemeentesecretaris) of opdrachtgever voor de implementatie (afdelingshoofd inkoop)
  • Escalatiematrix/risicodossier met maatregelen opstellen
• Evalueren en bijsturen waar nodig