Operationeel recordmanager

Periode:           Vanaf 20 juli 2022 tot 31 december 2022 met 19 verlengingsopties van 1 maand.
Belasting:         24 uur per week gemiddeld
​​​​​​​

De gemeente Utrecht staat voor de opgave om de komende maanden opvang te organiseren voor een grote hoeveelheid vluchtelingen. Deze opvang vindt plaats op locaties die variëren van kleinschalig – enkele huishoudens – tot locaties waar meer dan 200 mensen kunnen verblijven. Vaak gaat het om gezinnen en/of vrouwen met kinderen. Het programma bestaat uit meerdere deelprogramma’s. Wij zijn op zoek naar een recordmanager die het programmateam gaat ondersteunen bij het beheren van hun informatie. De recordmanager maakt deel uit van het programmateam voor de opvang van Oekraïense vluchtelingen dat direct onder de Directie valt.

Je taken zijn:
Voor de diverse lijnactiviteiten en projecten:

• Een beheerstructuur (beheerplan/information governance) op te stellen die helpt bij het ordenen en structureren van informatie, waardering en selectie mogelijk maakt.
• Naamgevingsconventies voor documenten op te stellen die praktisch en uitvoerbaar zijn, maar waardering en selectie mogelijk maakt (denk ook aan een systeem voor versiebeheer).
• Regels en procedures voor metadatering, schoning en archivering op te stellen (verwachting is dat Oekraïne een Hotspot wordt en blijvend te bewaren wordt).
• Rollen en verantwoordelijkheden in het beheer op te stellen en ervoor te zorgen dat deze belegd worden in de organisatie.
• Gebruikers te trainen om te werken in het opgezette systeem.

Jij bent/ bent:

• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare kennis van informatiebeheer/recordmanagement;
• Je hebt een MBO+/HBO werk en denkniveau; 
• Kennis op het gebied van (digitaal) documentbeheer, complexe dossiervorming met een politiek gevoelig karakter, waardering en selectie en overbrenging;
• Je hebt ervaring met advisering en gebruikersondersteuning op operationeel niveau en projectmatig werken;
• Je hebt ervaring met dossiervorming, waardering en selectie, classificatie, metadatering, relevante NEN-normen, GEMMA, RGBZ, RSGB, MDTO;
• Ervaring met Sharepoint/Teams is een pre;
• Je hebt inzicht in het functioneren van de decentrale overheid;
• Je hebt affiniteit met het leren en begeleiden van mensen en beschikt over creatieve manieren voor het creëren van bewustzijn en verandering;

Competenties

• Communicatief;
• Resultaatgericht;
• Didactische vaardigheden;
• Analytisch;
• Proactief;
• Verbindend;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.
​​​​​​​