Opdracht Projectondersteuner

Algemeen: Wij hebben iemand nodig die ervaring heeft met SAP. Er is namelijk binnen het team geen inhoudelijke kennis over deze aspecten aanwezig, dus we kunnen iemand daar niet in opleiden.

Het betreft de volgende werkzaamheden op hoofdlijnen:

Ondersteuning bij inkoop van anders reizen maatregelen, o.a. het aanvragen van offertes, maken of aanvragen van zaaknummers, het maken van (beperkte) inkoopplannen en vraagspecificaties, het doorlopen van de inkoopprocedure en vinger aan de pols houden wat betreft voortgang van de inkoop. Daarnaast het verzamelen van stukken die als onderbouwing voor de prestatieverklaring gelden.

Bijhouden van het Inkoopdossier in SAP en overige archiveringswerkzaamheden in SAP.

Overzicht maken en houden van het beschikbare budget, de gegeven opdrachten en gedane betalingen.

Periodiek opstellen van een voortgangsrapportage voor onze regionale opdrachtgever. Hierin staat enerzijds inhoudelijke informatie over de voortgang van de maatregelen. Daarnaast bevat dit een financiële verantwoording.

Aanleveren van stukken aan de accountant voor de accountantsverklaring voor onze subsidieverstrekker.

Zorgen dat RWS facturen verstuurd aan de subsidieverstrekker (de daadwerkelijke factuur wordt door een andere afdeling gedaan, het gaat om het aanleveren van de benodigde stukken aan de betreffende afdeling en het bewaken van de voortgang).

Organiseren van bijeenkomsten (bv met parteners) incl reserveren van de externe locaties c.q. vergaderzalen

Opstellen notulen en bijhouden actielijsten van kernteam en andere overleggen.

Administratieve en organisatorische hand en span diensten en archivering.

Kennis, ervaring, competenties en vaardigheden

A12 Slim Reizen heeft een klein team van 5 personen en werkt niet conform het IPM-model. Alle medewerkers zijn parttime aan dit project verbonden. Daarnaast wordt nauw samengewerkt met de mobiliteitsmakelaar en logistiek makelaar. Dit betekent dat van de gezochte ondersteuner een hands-on mentaliteit wordt gevraagd. Als ondersteuner ben je dienstverlenend aan het team en een belangrijke verbindende factor binnen het team. De inzet kan wisselend zijn, afhankelijk van de werkzaamheden.

De volgende competenties zijn van belang: accuraat/nauwgezet, plannen en organiseren, klantgerichtheid/proactief, organisatiesensitiviteit en vakmanschap