Medewerker Informatiebeheer

Organisatie
De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen het team Documentair Informatie Management (DIM), van de eenheid Informatievoorziening (IV). De eenheid IV maakt onderdeel uit van de afdeling Concernzaken (CZ).

De eenheid IV is verantwoordelijk voor een goed bruikbaar, beheersbaar, veilig en betaalbaar IT-landschap van de gehele provincie. Het uitwerken van beleid, kaders en richtlijnen met betrekking tot de informatievoorziening is belegd bij de CIO-office; in dit team zijn ook adviseurs  op het gebied van Informatiebeheer opgenomen. De uitvoering is ondergebracht in uitvoerende teams, waaronder team DIM.

Het team DIM heeft als taakveld de (operationele) inrichting en de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer, waaronder:

• Het faciliteren van de centraal inkomende en uitgaande poststromen, registratie van inkomende e-formulieren (voorzover niet geautomatiseerd) en registreren van centrale emailberichten;
• Het ondersteunen van de organisatie (-medewerkers) bij het beheren van informatie (‘goed bewaren’) door middel van opleidingen, advies en coaching. Denk hierbij ook aan informatie in ketens en samenwerkingsverbanden;
• Het adviseren over en toetsen op de toepassing van kaders en richtlijnen;

Het (zorgdragen voor het) beheer van de informatie- en archiefbeheer in het Document Management Systeem, vakapplicaties of andere opslagruimte (‘selecteren, waarderen, vernietigen, bewaren, overbrengen’).

Opdracht
Als beleidsmedewerker DIM voer je werkzaamheden uit op het snijvlak van informatievoorziening, informatiebeheer en archivering. Zo zul je je onder andere bezig gaan houden met het opstellen van beleid, het procesgericht registeren van inkomende poststukken in ons DMS eDocs en het aanmaken van zaakmappen. Je adviseert daarnaast bij de inrichting, koppeling en aanschaf van informatie- en archiefsystemen in relatie tot ons gehele ICT-landschap. Jij bent de steun en toeverlaat voor collega’s binnen de ambtelijke organisatie als het gaat om vakinhoudelijke kennis en advisering vanuit je rol als beleidsmedewerker. Zowel intern als extern ben je (mede) het gezicht van DIM en neem je deel aan projecten en overlegplatforms. Je rapporteert aan de coördinator DIM en komt terecht in een leuk en hecht team waarbinnen hard wordt gewerkt.

Jij:

• Draagt beleid, kaders en richtlijnen voor het informatie- en archiefbeheer uit bij alle stakeholders binnen de provinciale organisatie met de focus op tactisch en operationeel niveau;
• Motiveert medewerkers om informatie op een duurzaam toegankelijke wijze vast te leggen (in het DMS of vakapplicatie);
• Draagt bij aan een actueel kennisniveau van en inzicht op het terrein van de uitvoering van het informatie en archiefbeer binnen de organisatie;
• Geeft voorlichting en instructies aan medewerkers/afdelingen om hen in staat te stellen zelfstandig de informatie vast te leggen in de systemen conform richtlijnen en instructies;
• Houd je bezig met procesgericht registreren van inkomende post in ons document; management systeem eDocs;
• Maakt zaakmappen aan binnen eDocs;
• Behandelt van vragen van collega’s (via TOPdesk of via de mail);
• Ondersteunt eventueel bij het verwerken van inkomende en uitgaande post.

Competenties

• Analytisch ;
• Communicatief sterk;
• Overtuigend;
• Teamplayer.