Managementassistente TVL

Organisatie
Nieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. Nieuwegein ligt centraal gelegen en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en beschikt over efficiënt openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met de buurgemeenten IJsselstein en Utrecht. In deze complete stad ligt voor de Gemeente Nieuwegein ook een taak in het verduurzamen van de stad.

Opdracht
Het ontzorgen en ondersteunen van het afdelingshoofd Toezicht, Leefbaarheid en Veiligheid is bij jou in goede handen. Daarnaast steek jij ook graag je handen uit de mouwen in het ondersteunen van het team bij projecten.

Afdeling  Toezicht, Leefbaarheid en Veiligheid (TVL)
Veiligheid is een belangrijk voorwaarde om prettig te kunnen wonen, werken en leven. Als gemeente willen we dat het veilig is in Nieuwegein en daar zet de afdeling zich voor in. Bij de afdeling TVL vindt overleg, toezicht en handhaving plaats. Het doel is hiermee de leefbaarheid, sociale samenhang en veiligheid in wijken en op bedrijventerreinen in Nieuwegein te verbeteren. De afdeling bestaat uit 5 teams die intensief samenwerken. Met collega’s in de organisatie, maar ook met externe partners. Denk aan de politie, GGD, Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht, Veiligheidsregio Utrecht etc.

Voor deze afdeling, TVL,  zijn wij op zoek naar een managementassistent(e) die naast de secretariële werkzaamheden het ook leuk vindt om ondersteuning te geven bij verschillende activiteiten en projecten. Hierdoor is geen dag hetzelfde. Als managementassistent(e) op één van de meest dynamische afdelingen bij de gemeente gebeurt er altijd wel iets waar jij mee te maken hebt. Agendabeheer, ondersteunen bij administratie, het regelen en verzorgen van zakelijke bijeenkomsten, workshops en teamuitjes, het behoort tot jouw dagelijkse werkzaamheden.

Je werkzaamheden bestaan uit:

• Ontzorgen en ondersteunen van het afdelingshoofd Toezicht, Leefbaarheid en Veiligheid;
• Ondersteunen bij de uitvoering van een aantal personele taken voor de afdeling. Denk daarbij aan voorbereiden werving- en selectie van nieuwe medewerkers tot maken inwerkprogramma samen met andere teamgenoten, maar ook zorgen dat alle middelen (computer, telefoon, identiteitsbewijs, ondermandaat, aanmeldingen softwarepakketten) klaar liggen voor de komst van een nieuwe collega. Een ander voorbeeld is het optekenen van afspraken gemaakt in personele gesprekken.
• Verwerken van in- en uitgaande post en e-mail. Daarbij signaleer je bijzonderheden en mogelijke verbanden met de actualiteit en je zorgt voor de voortgangsbewaking van uitgezette acties;
• Voorbereiden en organiseren van presentaties, bijeenkomsten, workshops en vergaderingen. 
• Zelfstandig afhandelen van vragen en verzoeken;
• Ontvangen van bezoekers en gasten als gastheer/gastvrouw;
• Notuleren van vergaderingen, zoals afdelingsoverleg, bedrijfsvoeringsoverleg TVL.

Wat breng jij mee?
Wij zoeken een managementassistent(e) die altijd één stap vooruitdenkt. Je bent een open en toegankelijk persoon die zelfstandig kan werken maar ook in teamverband. Jij ademt dienstverlening, maar weet ook jouw grenzen en die van het afdelingshoofd te bewaken. Jouw organisatiesensitiviteit zorgt ervoor dat je alles overziet. Daarnaast kun je goed schakelen en communiceren op alle niveaus. Dat je digitaal vaardig moet zijn, spreekt tegenwoordig vanzelf. Je moet kunnen inschatten wat openbare en wat vertrouwelijke gegevens zijn. Integriteit staat hoog in je vaandel.