Managementassistent BWT

Jouw Functie

Afdeling Bouw- en Woningtoezicht (BWT), onderdeel van cluster Stadsontwikkeling is op zoek naar een managementassistent. Je komt binnen BWT te werken bij team Bedrijfsvoering en Ondersteuning. Dit team zorgt voor ondersteuning op het gebied van de bedrijfsvoering binnen BWT. Denk hierbij aan financiën, financiële administratie, subsidies, ICT, klantcontactcentrum en het secretariaat. Als managementassistent kom je te werken bij het secretariaat. Het secretariaat beheert de voorraad van kantoorartikelen, bedrijfskleding en apparatuur van inspecteurs, de post etc. Belangrijk is dat in overleg met andere teams van BWT deze producten op voorraad zijn en het gebruik en beheer geregistreerd wordt.

Als managementassistent ben je in de eerste plaats ondersteunend aan de teamleiders. Ook ben je bereikbaar voor medewerkers van BWT om ondersteuning te bieden. Samen met de andere collega’s van het secretariaat stem je het dagelijkse werk af en organiseer je onderling de werkzaamheden.

Concreet zullen je taken zijn:

(complex) agendabeheer;

beheren en verwerken e-mail;

afspraken maken, reserveren vergaderruimtes, aanmelden bezoekers;

voorbereiden en organiseren van (complexe) overleggen en bijeenkomsten;

behandelen telefoonverkeer;

bewaken kwaliteit in- en uitgaande correspondentie;

facilitaire werkzaamheden en bestellingen plaatsen (bijv. bloemen en geschenken

bestellen, maar ook persoonlijke beschermingsmiddelen beheren);

ondersteunen HR;

archiefbeheer;

digitale ondersteuning organiseren (bijv. MS-teams);

functioneel aansturen/aanspreekpunt zijn;

optimaliseren werkprocessen en opstellen/bijhouden van handboeken, registratieoverzichten, checklists etc.;

overige werkzaamheden om de werkzaamheden van het secretariaat op orde te houden / nieuwe werkzaamheden op te pakken.

Jouw profiel

Als managementassistent is het essentieel om je werk integer, nauwkeurig, daadkrachtig, zorgvuldig en accuraat uit te voeren. Het is van belang dat jij zowel schriftelijk als mondeling communicatief vaardig bent. Je hebt politiek-bestuurlijke sensitiviteit en bent een netwerker. Daarnaast neem jij een proactieve, multifunctionele, en professionele houding aan, wat bijvoorbeeld naar voren komt bij het ontzorgen van de teamleiders en weet je zaken om te zetten naar acties vanuit je senioriteit. Hierbij hoort ervaring als aanspreekpunt en functioneel aansturen. Flexibiliteit is belangrijk. Het kan bij drukte of door andere omstandigheden gevraagd worden om (tijdelijk) ook andere secretariële taken op te pakken als achtervang.

Je bent doortastend, analytisch en ondernemend ingesteld en kan goed sparren. Je bent in staat om overzicht te maken en te houden. Je bent pragmatisch, oplossingsgericht en kan snel handelen als de situatie dat vereist. Je beschikt over een gezonde dosis drive, enthousiasme en leergierigheid. Je bent een teamplayer en werkt goed en graag samen.