Managementassistent

Over VNG Realisatie


De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) werkt aan een krachtige lokale
overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke
opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door het actief participeren in de
netwerken van gemeenten en hun partners, daar samenwerking te stimuleren via ‘samen
organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van
gemeenten verbeteren.

Zo draagt VNG Realisatie bij aan vier gemeentelijke speerpunten:

• Werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van
maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
• Verbeteren van de dienstverlening;
• Een efficiënte en wendbare organisatie;
• Anticiperen op de toekomst.


Over Bedrijfsvoering
Het basisteam bedrijfsvoering ondersteunt de VNG Realisatie organisatie. Dit betreft
secretariële ondersteuning, projectsecretariaat, personeelsbeleid, kwaliteitsborging,
communicatie en financiën. Doelstelling is om de medewerkers van VNG Realisatie
zodanig te ontzorgen dat ze zich optimaal kunnen richten op de dienstverlening aan
gemeenten.



Over Basisteams: Weten, Proberen, Maken en Beheren (WPMB)


Team Weten
Het basisteam Weten is de plek waar nieuwe ideeën ontstaan of worden opgepakt en verder
gebracht. Team Weten bekijkt continu wat politieke, bestuurlijke en inhoudelijke
beleidsontwikkelingen betekenen voor de dagelijkse praktijk van gemeenten. Zo worden
analyses gemaakt van nieuwe wet- en regelgeving en wordt vastgesteld welke consequenties
deze hebben voor de leden.

Het team stelt kennis beschikbaar op gebied van uitvoeringsprocessen, informatie en
technologie. Team Weten kent een aantal expert teams, onder andere op het domein Werk,
Inkomen, Schulden en Inburgering (WISI) en de GDI. Deze expert teams komen op voor de
behoeften van gemeenten in de uitvoering ten aanzien van overheidsbedrijven voorzieningen
en ketens en houden gemeenten geïnformeerd over ontwikkelingen.

Verder is team weten actief bezig met scouting en de verbinding van innovatieve
ecosystemen. Wanneer een idee voor een programma of project kansrijk wordt bevonden,
begeleidt Team Weten deze jonge innovatie naar de volgende fase: Proberen.


Team Proberen
Team Proberen gaat op basis van kansrijke ideeën en initiatieven die zijn ontstaan en
gevormd door Team Weten, aan de slag met de concretisering ervan naar een project of
programma, product of dienst. Het doel hierbij is altijd dat deze nieuwe oplossingen
uiteindelijk kunnen worden gebruikt door meerdere gemeenten.

Voorbeelden zijn oplossingen op het gebied van datagedreven werken en Common Ground,
maar ook innovaties in de gemeentelijke dienstverlening en hulpmiddelen bij nieuwe
wetgeving. Basisteam Proberen helpt kortom met het verder brengen van zaken die in
beweging zijn, maar nog niet verankerd zijn in de dagelijkse praktijk.

Team Proberen heeft drie expertisecentra: Data, Dienstverlening en Ontwikkeling. Vaste
onderdelen van het basisteam zijn onder meer het gemeentelijk dataplatform
Waarstaatjegemeente.nl, het Kennisnetwerk Data en Smart Society en Gemeentedelers.


Team Maken
Innovaties en vernieuwingen vanuit initiatieven uit de probeerfase, worden door Team Maken
verstevigd en breed inzetbaar gemaakt voor de dagdagelijkse praktijk van onze leden. Team
Maken draagt er kortom zorg voor, dat oplossingen die alle gemeenten kunnen faciliteren bij
hun bedrijfsvoering en dienstverlening, worden omgezet naar robuuste en collectieve
projecten of programma’s.

Hulpmiddelen die hierbij door Team Maken worden ingezet onder andere handreikingen,
implementatieondersteuning, architectuur, standaarden of werkinstructies.


Team Beheren
Team Beheren zijn een aantal producten en diensten voor alle gemeenten samengebracht.
Dit zijn onder meer producten en diensten die de maakfase succesvol hebben doorlopen en
vervolgens om een structureel beheer vragen, zodat een stabiel gebruik voor alle gemeenten
kan worden gegarandeerd.

Team Beheren bestaat uit de volgende onderdelen:
• De Informatiebeveiligingsdienst (IBD) als dé collectieve schakel in de gemeentelijke
keten van informatieveiligheid.
• Team ENSIA helpt gemeenten in één keer slim verantwoording af te leggen over
informatieveiligheid gebaseerd op de BIO.


• Het Service Centrum Gemeenten voor het beheer van collectieve contracten.
• De collectieve inkoop voor gezamenlijke GT inkoop en aanbesteding.
• Hosting van het Ketenbureau iSociaal Domein, waarin gemeenten, zorgaanbieders,
ketenpartners en leveranciers samenwerken aan het verminderen van vermijdbare
administratieve lasten in het sociaal domein.

Omschrijving van de opdracht
Het doel van de inzet van Management Assistent is dat werkzaamheden van
administratieve/secretariële-, organisatorische- en planmatige aard worden uitgevoerd ter
ondersteuning van een Basisteam Manager.


Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
De management assistent ondersteunt twee managers (WPMB) van VNG Realisatie. Daarbij
verricht zij de volgende werkzaamheden:


Managementondersteuning:
• Complex agendabeheer en proactief beheer van de mailboxen (prioriteren, waar
mogelijk zelf afhandelen of acties uitzetten
• Onderhoud telefonisch contacten met gemeenten en relaties van de manager
• Bewaken van lopende dossiers en activiteiten: signaleren, rappelleren en waar mogelijk
afhandelen
• Is achtervang van en werkt nauw samen met de andere secretaresses
• Zorg dragen voor de stukkenstroom in IBABS (ten behoeve van vergaderingen van het
MT/archivering van digitale documenten)
• Organiseren van vergaderingen en bereidt deze voor (ruimte, faciliteiten en stukken)
• Voorbereiden van de agenda voor vergaderingen en zorg dragen voor de
verslaglegging en opvolging van besluiten en actiepunten
• Regelen van reizen en accommodaties
• Reserveren van vergaderruimten zorgen dat bezoekers zijn aangemeld
• Faciliteert de manager op gebied van representatie en lief en leed


Team ondersteuning:
• Organiseren van complexe (met externe) vergaderingen en bereidt deze voor (ruimte,
faciliteiten en stukken)
• Regelen van reizen en accommodaties
• Reserveren van vergaderruimten zorgen dat bezoekers zijn aangemeld
• Faciliteert het team op gebied van representatie en lief en leed


Algemene ondersteuning VNGR breed:
• Mailbox Secretariaat. Realisatie; algemene vragen vanuit de organisatie (VNG breed),
plus parkeeraanvragen/leenverzoeken komen hierbinnen
• Mailbox Info. Realisatie; algemene of zeer specifieke vraagstukken komen hier binnen
vanuit heel het land
• (Uitleen) service van laptops/vergaderuilen/kabels en allerlei handige hardware die
nodig is om het werk zo goed mogelijk uit te voeren.
• Inkomend en uitgaande post verzorgen/verdelen/inscannen etc.







Resultaat van de opdracht
De management assistent werkt met meerdere collega’s aan de Realisatie van
resultaten bij VNG Realisatie met specifieke inzet op twee basisteams (WPMB).
Daarnaast is de management assistent dienstbaar, ontzorgt, jaagt na en beschikt over
uitstekende communicatieve vaardigheden. Bijeenkomsten zijn tiptop in orde, de
administratie is op orde, publicaties op tijd en afgestemd met communicatie en ze
voelen zich gesteund, begrepen en geholpen. Geen werk is te veel en er zijn weinig
woorden benodigd.