Informatiebeheerder

Organisatie
Gemeente Purmerend is volop in beweging. De laatste jaren zijn we succesvol veranderd naar een energieke organisatie met volop mogelijkheden waarin onze inwoners centraal staan. Dat betekent dat we bij alles wat we doen onszelf de vraag stellen; wat is hiervan de bijdrage aan de inwoners of bedrijven van Purmerend? Het betekent ook dat we denken in kansen en mogelijkheden. Creativiteit, een informele aanpak en in verbinding staan met je collega’s vinden we belangrijk. De gemeente Purmerend is sinds 2014 ambtelijk gefuseerd met de gemeente Beemster. Dit houdt in dat we ook taken voor Beemster uitvoeren. Per 1 januari 2022 gaan de gemeenten Purmerend en Beemster (bestuurlijk) fuseren. Wat mag er verwacht worden van een gemeente met ongeveer 90.000 inwoners? Wij, de ruim 800 medewerkers van de nieuwe fusie gemeente Purmerend, beantwoorden deze vraag dagelijks bij het uitvoeren van ons werk. De volgende drie organisatiewaarden helpen ons om onze taken goed te doen: Omgevingsbewust, Samenwerken en Resultaatgericht (OSR). Onze organisatie bestaat uit een interessante mix van jonge aanwas en ervaren vakspecialisten. We stimuleren en motiveren elkaar om de goede dingen te doen en de dingen goed te doen. Het team Documentaire Informatievoorziening (DIV) maakt deel uit van het Domein Bedrijfsvoering &  diensten. De organisatie bevindt  zich volop in een proces waarbij wordt overgegaan naar digitaal werken. Medewerkers worden hiertoe opgeleid, de organisatie en de hulpmiddelen zijn hierop ingericht.

Opdracht
De gemeente Purmerend zal vanaf 1 januari 2022 volledig digitaal gaan werken, maar zit nog in een overgangsfase naar het volledig zaakgericht werken in een zaaksysteem. Daartoe moet het huidige DMS  eDOcs worden uitgefaseerd en heeft het archiveren van fysieke documenten  nu de hoogste prioriteit, zodat deze op termijn vernietigd kunnen worden of overgedragen kunnen worden naar een archiefbewaarplaats. Wij zijn daarom op zoek naar iemand met kennis en ervaring in archivering van fysieke en digitale documenten. Deze stap is nodig om de huidige wijze van archivering uit te faseren om zo de overgang te maken naar digitaal archiveren. Werkzaamheden:

• Dossiers afvoeren i.v.m. fusie (eDocs)
• Inventaris maken (blok 00-09)
• Archiveren fysiek (eDocs) en Digitaal (Zaaksysteem)
• Afsluiten van oude archieven i.v.m. fusie (eDocs)
• Achterstanden archief verwerken in eDocs
• Volgens de BAC archiveren i.v.m. hybride situatie
• HBO werk en denkniveau (Senior medewerker)

 Competenties

• Nauwkeurig, analytisch en georganiseerd;
• Iemand die dingen durft te betwijfelen;
• In staat om details uit te zoeken;
• Secuur en checkt alle feiten;
• Iemand die prima op zichzelf werkt, maar ook graag samenwerkt met collega’s.