Informatieadviseur impactanalyse Intranet365

Functietitel

Informatieadviseur impactanalyse Intranet365 - 050115

Standplaats

Zwolle

Startdatum

09-05-2022

Einddatum

05-08-2022

Optie tot verlenging

De opdracht kan na de initiële looptijd, in overleg tussen de Provincie Overijssel en de opdrachtnemer/kandidaat één of meerdere malen verlengd worden. De duur en de inzet worden in gezamenlijk overleg bepaald, de voorwaarden (zoals het tarief) worden bij een eventuele verlenging niet aangepast en zijn niet onderhandelbaar. De eventuele verlenging is altijd voor een bepaalde tijd en door de Provincie Overijssel schriftelijk kenbaar gemaakt aan de opdrachtnemer/kandidaat.

Uren per week

16 - 18

Organisatie

De eenheid Bedrijfsvoering (verder: BV) stelt de kaders voor haar klantgroepen – de medewerkers, de leiding, de directie en het bestuur – en bedient deze optimaal in de bedrijfsvoering. De doelstellingen van de eenheid BV zijn beschreven langs de lijnen control, faciliteren en adviseren. Zij doet dit op diverse gebieden: financieel, personeel en organisatie, juridisch, facilitair en ICT. De eenheid BV bestaat uit zeven teams.

Het team Informatie (verder: BVINF), waar de ‘Informatieadviseur impactanalyse Intranet365  ’ deel van gaat uitmaken, levert diensten op het gebied van informatievoorziening, informatiebeleid en –architectuur en informatiebeheer.

De ambtelijke organisatie van de provincie bestaat uit acht eenheden. Naast BV zijn dit Publieke Dienstverlening, Economie en Cultuur, Project- en Programmamanagement, Wegen en Kanalen, Bestuurs- en Concernzaken, Natuur en Milieu, Ruimte en Bereikbaarheid. De hoofden van deze eenheden zijn vertegenwoordigd in het Centraal Management Team (CMT) en de adjunct hoofden zijn vertegenwoordigd in het Bedrijfsvoeringsoverleg (BO). Er is een tweehoofdige directie (Directie-overleg, DO).

Het Shared Service Centrum ONS (Overheid en Service, verder SSC) verleent diensten op het gebied van personeels- en salarisadministratie, ICT en inkoop aan de provincie Overijssel, en de gemeenten Zwolle en Kampen. Het beheer van de ICT-infrastructuur van deze drie partners is ondergebracht bij het SSC.

De provincie heeft een Strategisch Informatieplan opgesteld (STIP) waarin de koers is uitgezet voor de ontwikkelingen in de (organisatie van de) informatievoorziening. De uitvoering van STIP is georganiseerd in twee programma’s: Lean Organiseren en Beleid & Realiseren.

Het project ‘Intranet365’ wordt als onderdeel van het programma “Beleid & Realiseren” uitgevoerd binnen de kaders van het ‘STIP’.

Project

De wijze waarop wij intern communiceren is structureel veranderd, omdat we meer op afstand werken en via digitale middelen meer dan ooit verbonden zijn. Onze visie op interne communicatie binnen onze organisatie sluit daarmee nadrukkelijk aan op alles wat we willen bereiken met TOP Werken (Tijd- Omgeving- en Plaats bewust).

Het nieuwe intranet zal daarop moeten aansluiten: altijd en overal makkelijk beschikbaar zijn, op welk apparaat je ook werkt. Een intranet dat ook als app op je mobiel beschikbaar is. En een instrument dat samenwerkt met bestaande en nieuwe applicaties in onze digitale Office 365 werkomgeving. Kortom: een centrale plek waar je makkelijk informatie kunt vinden over ‘wat er speelt in de organisatie’ of als nieuwe medewerker informatie kunt vinden. Dat vergroot betrokkenheid en zorgt voor efficiënte communicatieprocessen.

Binnen de provincie Overijssel is gekozen voor generieke software binnen onze omgeving voor kantoorautomatisering. Voor het nieuwe intranet willen we daarom maximaal inzetten op de mogelijkheden die de Microsoft365 suite biedt, niet alleen om via teams of in SharePoint bestanden te delen, maar ook om de interne communicatie via deze tools te laten verlopen.

Doelen van het project zijn:

Een goed functionerend intranet welke de huidige functionaliteit 1:1 vervangt en ook toekomstbestendig en innovatief is op de langere termijn.

Optimaal ondersteunen van de visie op interne communicatie en TOP Werken

Een intranet welke aansluit bij de gehele ICT infrastructuur en Enterprise architectuur

Het project ‘Intranet365’ is opgedeeld in 2 fasen. Fase 1 is de onderzoeksfase. In deze fase wordt er een impactanalyse uitgevoerd. Na acceptatie van de impactanalyse met plan van aanpak zal in fase 2 de implementatie van Intranet365 met inrichting en borging worden gerealiseerd.

Opdracht omschrijving

Het traject bevindt zich in fase 1 met het opstellen van een impactanalyse. De Informatie-adviseur voert, binnen de huidige informatievoorziening kaders, de impactanalyse uit. Hierbij dient o.a. antwoord te worden gegeven op de volgende vraagstukken:

• Wat zijn de gevraagde functionaliteiten organisatie breed?
• Hoe dient de borging van Intranet365 binnen de organisatie te zijn?
• Hoe kan Intranet365 TOP werken ondersteunen met toekomstige uitbreidingen?
• Hoe kan kennis- en informatiedelen optimaal worden ondersteund?
• Welke technische omgeving is benodigd?
• Welke bestaande applicaties kunnen worden uitgefaseerd bij gebruik Intranet365?
• Wat zijn de kosten t.b.v. licenties en mogelijke kosten opleiding van medewerkers?
• Wat is (de impact op) de implementatie- en migratiestrategie?
• Hoe is Governance geborgd rondom Intranet365 en de data?
• Op welke wijze vind migratie plaats vanuit het huidige intranet naar het Intranet365?

De Informatieadviseur zal zelfstandig moeten komen tot een goed onderbouwde impactanalyse voor de voornoemde vraagstukken en mogelijke andere vraagstukken waar de adviseur tegenaan loopt. Hiervoor kan o.a. gebruik worden gemaakt van de al aanwezige informatie en aanwezige interne kennis. Naast de impactanalyse wordt door de Informatieadviseur een Plan van Aanpak voor fase 2 opgeleverd.

Na oplevering vindt beoordeling van het advies en het plan plaats en kan mogelijk fase 2 worden gestart. De Informatieadviseur kan mogelijkerwijs in deze fase ook een rol krijgen.

Verantwoordelijkheden / Resultaten

De Informatieadviseur is verantwoordelijk voor een gedragen Impactanalyse met Plan van Aanpak welke door de stakeholders en experts wordt onderschreven en door het programmaoverleg ‘Beleid & Realiseren’ en binnen het Portfolio overleg wordt geaccordeerd.