Implementatiemanager

Wij zijn op zoek naar een Implementatiemanager die ons tijdelijk kan helpen bij het realiseren van een aantal optimalisaties in ons huidige inhuurproces. Wij zoeken iemand die vanaf september 2023 tot 1 april 2024 voor 16 uur per week deze opdrachten voor ons realiseert. Je rapporteert met aan de opdrachtgever in vorm van overleg en rapportage per schrift.
Eindresultaat van de opdracht:

• Optimalisaties in urenregistratie en facturatie zijn effectief doorgevoerd 
• Rapportagemogelijkheden zijn in beeld gebracht en ingericht
• Samenwerking inhuur en werving
• Implementeren leidraad inhuur
• Er ligt een (eerste aanzet voor een) kwaliteitsplan

Hieronder kort uitgewerkt de resultaten die behaald moeten zijn na afloop van deze opdracht.  
 

• Optimalisatie urenregistratie en facturatie via Flex West-Brabant 

Wij maken binnen de gemeente Breda gebruik van de applicatie van Nétive zoals die voor alle deelnemers in onze regio in Flex West-Brabant is ingericht. Afgelopen jaar hebben wij ook de urenregistratie en facturatie hierin opgenomen. Hier willen we nog enkele kleine optimalisaties realiseren in samenwerking met onze financiële administratie, de leverancier en de inhuurdesk van Flex West-Brabant. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het borgen van de juiste rollen en autorisaties in het systeem, het tijdig goedkeuren van de urenstaten en tijdig uitbetalen van de facturen.
 

• Rapportagemogelijkheden in FWB in beeld brengen en inrichten

Er worden al veel rapportages gedraaid in FWB. Toch worden nog niet alle functionaliteiten optimaal benut. Jij gaat in beeld brengen aan welke rapportages de organisatie nog behoefte heeft en wat daarvan geleverd kan worden in FWB.
Tevens onderzoek je de mogelijkheid om bepaalde (maandelijkse) rapportages standaard bij de inhuurdesk van Breda binnen te laten komen, zodat zij deze niet meer iedere keer zelf uit hoeven te draaien.
 

• Samenwerking inhuur en werving

De gemeente Breda werkt aan een forse verbetering van het recruitmentproces. Naar verwachting is per 1 januari 2024 het volledige nieuwe proces en systeem in gebruik. Samen met de recruiters werk je aan een integraal proces waarbij het inhuurproces naadloos aansluit aan het recruitmentproces. Hierbij staat klantbeleving (leidinggevenden van de organisatie) en rechtmatigheid als belangrijke aspecten in het proces. Er moet aandacht zijn voor:

• Een duidelijk proces met heldere uitleg voor leidinggevenden wanneer ze starten aan de procedures van het werven van externe inhuur.
• Kwaliteitsverbetering in de begeleiding van leidinggevenden als het gaat om de DAS procedure. Adviseurs inhuur ontzorgen leidinggevenden en zorgen voor een efficiënt proces met als resultaat een goede kandidaat die rechtmatig wordt ingehuurd.
• Onderzoeken mogelijkheden beleid over vaste kern en flexibele schil;
• Strategische Personeelsplanning actief oppakken vanuit adviseurs inhuur in samenwerking met de HR adviseurs en recruiters.

 

• Leidraad inhuur lanceren

De afspraken rondom inhuur zijn nu formeel vastgelegd in een leidraad inhuur. Deze leidraad moeten we nog laten landen in de organisatie, op een zodanige manier dat de informatie in hapklare brokken en toegankelijk wordt aangereikt. De belangrijkste stakeholders zijn alle leidinggevenden van de organisatie. Als implementatiemanager ga je aan de slag met de leidraad inhuur met als eindresultaat dat de leidraad inhuur bij alle leidinggevenden is gelanceerd waarbij aandacht moet zijn voor de inhoudelijke complexe theorie. Het is dus noodzakelijk om de tekst te bestuderen en te bezien welke complexe stukken nog uitleg behoeven en in welke vorm.
 

• Kwaliteitsborging

In samenwerking met onze afdeling control wordt middels een controlframework in beeld gebracht welke onderdelen van het inhuurproces verder geoptimaliseerd kunnen worden voor een groei naar een volgend volwassenheidsniveau in het inhuurproces. Jij gaat hierover in overleg met de afdeling control en schrijft een (eerste aanzet voor een) kwaliteitsplan.

We zoeken jou!
Het is belangrijk dat je ons kunt overtuigen van je implementatie kwaliteiten. We horen graag de voorbeelden van eerdere implementatie trajecten die je hebt geleid. Minstens zo belangrijk is dat je kennis en ervaring hebt in werving & selectie (bij voorkeur ook externe inhuur) zodat je snapt en ziet wat er nodig is. Als Implementatie Manager heb jij een helicopterview en ben jij in staat om vlot te schakelen. Je denkt oplossingsgericht bent proactief en bent communicatief zeer vaardig. Met jouw overtuigingskracht en communicatietalenten weet jij alle interne en externe stakeholders mee te krijgen. 

Wat bieden wij?
Wij zoeken iemand die 16 uur per week beschikbaar is.
Het betreft een functie in schaal 11 (CAO Gemeenten).

Enthousiast geworden?
Gesprekken vinden plaats op donderdag 1 juni in de ochtend. Wij vragen u hier rekening mee te houden.