HR Medewerker (assistent)
De functie is gesitueerd binnen de Stafafdeling HR&O. De stafafdeling Human Resources & Organization Development (HR&O) binnen DELTA Netwerkgroep (DNWG) heeft als primaire aandachtsgebieden personeelsmanagement (HRM) en organisatieontwikkeling (OD). De afdeling bestaat uit twee teams: Team HR Development en Team HR Operations. De afdeling HR Operations draagt zorg voor de operationele en administratieve HR-ondersteuning van de leidinggevenden binnen DNWG en behelst twee teams: HR Ops en Salarisadministratie, welke worden aangestuurd door de Teamleider HR Operations. In het team HR Ops zijn HRM Adviseurs en HR(D) Assistants actief. HRM Adviseurs en HRD Adviseurs hebben een functionele aansturende rol naar de HR(D) Assistants.FunctiecontextDe HR(D) Assistant is een breed georiënteerde administratieve spin in het web en een belangrijke schakel tussen HR Adviseurs en Salarisadministratie. Tevens is hij verantwoordelijk voor de administratieve taken vanuit het team HRD.
Verantwoordelijkheidsgebieden: (of kerntaken)
De belangrijkste (5 tot 8) resultaten die de functie moet behalen.Algemeen:
- Klantbediening via Zelfbedieningsportal (e-HRM) voor medewerkers, leidinggevenden en HR collega’s (m.b.t. onder andere: Benefit Budget, verlofaanvraag, ziekteverzuim, personeelsdossier);
- Telefonische en schriftelijk vraagbeantwoording voor medewerkers, leidinggevenden en HR collega’s;
- Het verwerken en omzetten van taken in het EIC.
- Archiveren van correspondentie met personeel (e-PD);
HR Operations:
- Intake, registratie/administratie, publicatie en correspondentie gerelateerd aan vacatures;
- Inventarisatie van stages en de daarbij behorende intake, registratie/administratie, publicatie en correspondentie;
- Mutaties verwerken: voorbereiden, bevestigen en uitvoeren van wijzigingen in de personeelsadministratie;
- Aanmaken/verlengen van user id’s van tijdelijk personeel en key user op gebied van diens urenverantwoording;
- Het verwerken van aanvragen voor formatieplaatsen;
- Het maandelijks draaien van afsprakenbeheer en het overzicht uitzetten naar de HRM Adviseurs;
- Organiseren van SMO en correspondentie met betrekking tot verzuim;
HRD:
- Administratieve verwerking omtrent opleidingen en trainingen, waaronder:
- uitnodigingen van kandidaten,
- verstrekken van presentielijsten aan trainer/opleider,
- verwerken van presentielijsten in SAP,
- reserveren van locaties en faciliteiten, invoeren van trainingsdagen in Meld Mij Aan, opvoeren van trainingen (evenementen) in SAP, registratie van certificaten in SAP en digitaal personeelsdossier (voorzien van stickers), boeken en doorbelasten van de opleidingskosten, versturen van de certificaten naar medewerkers. Indien noodzakelijk verstrekken van stickers voor in het veiligheidspaspoort.
- Het verwerken van diploma’s en certificaten die worden verstrekt door medewerkers in SAP en het digitaal personeelsdossier
- Eerste aanspreekpunt voor medewerkers inzake Meld Mij Aan, aanmeldingen, wijzigingen, afmeldingen voor trainingen.
- Aanmaken en registreren van VCA-paspoorten
- Administratief verwerken van aanwijzingen DNWG (inclusief registratie in SAP) en het (jaarlijks) aanmaken van raamopdrachten voor DNWG en aannemers.
- Ervoor zorgdragen dat alle aanwijzingen en raamopdrachten ondertekend retour komen en administratief worden verwerkt.
- ATB’s voor alle opleidingen, HR&O en Directie
- Ondersteuning bij het uitnodigen en organiseren van (interne) trainingen, MD-activiteiten, registratie van deelname, maken van certificaten
Kennis, ervaring en vaardigheden vakgebied:
- 5 jaar ervaring in het werkveld, of een starter met HBO-Bachelor in de betreffende richting;
- Gedegen kennis van MS Office (Word, Excel, Powerpoint en outlook) en SAP HR (diverse modules) is een vereiste.
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
- Om in deze rol te excelleren dien je overzicht te kunnen bewaren, goed te kunnen organiseren en plannen, service gericht zijn, stressbestendig en administratief goed onderlegd te zijn.
- In staat om onder druk nog steeds nauwkeurig te werken en kan goed omgaan met en communiceren op de verschillende niveaus in de organisatie.
- Ervaring met HR en bedrijfs- en veiligheidsopleidingen;
|
