Word lid Ben je al lid? Inloggen
BIJ12

Helpdeskmedewerker/administratief medewerker

BIJ12

De opdracht­omschrijving

Ben jij iemand die onze helpdesk kan bemensen én ons kan ondersteunen bij diverse administratieve werkzaamheden? Dan zoeken wij jou!

Wie zijn wij
BIJ12 is onderdeel van het Interprovinciaal Overleg en werkt voor provincies. Zorg voor de natuur en de omgeving waarin wij leven is één van de taken van de provincies. Wij ondersteunen provincies hierbij door kennis en informatie bijeen te brengen over het landelijk gebied en de fysieke leefomgeving in Nederland. Ook zorgen we voor uniformiteit in informatievoorziening en de uitvoering van provinciale regelingen. Goed opdrachtnemerschap, resultaatgerichtheid en samenwerken vinden we hierbij belangrijk. Ga voor meer informatie naar www.bij12.nl of bekijk onze kennismakingsfilm.  
BIJ12 bestaat uit 5 units. Jij komt te werken binnen de unit Bedrijfsvoering. Deze unit van zo'n 25 medewerkers ondersteunt de inhoudelijke units met inkoop, HR, financiën, bedrijfsjuridische zaken, communicatie, secretariaat en facilitaire zaken.
In 2021 is bij BIJ12 een organisatiebrede eerstelijnshelpdesk ingericht: het BIJ12 Loket.

Wat ga je doen
Als medewerker van het BIJ12 Loket ben je het eerste aanspreekpunt voor allerlei soorten vragen aan BIJ12. Je behandelt schriftelijke en telefonische vragen die bijvoorbeeld betrekking hebben op de wolf, natuurgegevens en schade aan gewassen die veroorzaakt is door dieren.
Je werkt hierbij zelfstandig en zorgt voor een adequaat antwoord op de vragen, eventueel in afstemming met een inhoudelijke expert. Jij weet hoe je de juiste vragen moet stellen om direct te achterhalen wat de vraagsteller wil. Hierbij ken je ook de inhoud van de BIJ12 website en verwijst mensen daar - waar mogelijk - naar. Je zorgt pro actief voor afstemming met je collega’s zodat sprake is van uniforme beantwoording van vragen.
Je wisselt deze taken af met het uitvoeren van administratieve en ondersteunende werkzaamheden voor diverse teams binnen BIJ12, te denken aan ondersteuning van financiën en inkoop. Dit vraagt dat je breed inzetbaar bent en makkelijk kunt schakelen.

Je bent verantwoordelijk voor:

  • het aannemen, oplossen, afmelden en afsluiten van calls (emails en telefoontjes);
  • het klantvriendelijk te woord staan van vraagstellers;
  • het efficiënt afhandelen van calls;
  • het nauwkeurig vastleggen van de calls;
  • het bewaken van de doorlooptijden van de calls;
  • het signaleren op welke punten de website van BIJ12 aanvulling behoeft en hier proactief op acteren;
  • een goede afstemming met je directe collega’s;
  • uitvoeren van verschillende administratieve werkzaamheden.

 

Deze inhuuropdracht verloopt via een aanbesteding. De opdrachtgever heeft eisen en wensen opgegeven. Aan de eisen moet je voldoen om kans te maken. Op de wensen kun je punten scoren.

De Eisen

  • Eis 2: a. De aangeboden kandidaat is akkoord dat deze opdracht voor 36 uur per week wordt uitgevoerd gedurende de gevraagde periode. b. De aangeboden kandidaat is akkoord dat deze opdracht in ieder geval op maandag en vrijdag wordt uitgevoerd gedurende de gevraagde periode. Toelichting: Benoem in het cv of u akkoord bent met deze eis met ja of nee Indien u dit niet benoemd ( a en b) in uw cv wordt uw aanbieding terzijde gelegd.
  • Eis 5: Een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk. Toelichting: Benoem in het cv het nummer van deze eis bij de passende (werk)ervaring.
  • Eis 6: Ervaring met geautomatiseerde systemen en applicaties, waaronder Microsoftapplicaties. Toelichting: Benoem in het cv het nummer van deze eis bij de passende werkervaring. Benoem duidelijk (specifiek) hoe en bij welke opdrachtgever de (werk)ervaring van het gevraagde is opgedaan. Zorg voor een duidelijke, specifieke en inhoudelijke onderbouwing van de eis. Bij het niet duidelijk benoemen en onderbouwen van het bovenstaande en/of indien het gevraagde niet verifieerbaar is voor BIJ12 wordt de aanbieding terzijde gelegd.
  • Eis 4: Minimaal een afgeronde MBO opleiding op niveau 4 Toelichting: Deze afgeronde en erkende opleiding moet duidelijk zijn benoemd in het cv van de kandidaat. Benoem bij elke opleiding waar deze is gevolgd, of deze is afgerond en wanneer het diploma is behaald. Bij het niet benoemen van bovenstaande wordt de aanbieding terzijde gelegd.
  • 2 relevante referenties, die de volgende gegevens bevatten: naam referent, functie, organisatie, e-mailadres en/of telefoonnummer.

De Wensen

  • Shortlistcriterium 1: Aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden op (minimaal) MBO niveau. Toelichting: Benoem in het cv het nummer van dit shortlistcriterium bij de passende werkervaring. Benoem duidelijk (specifiek) hoe en bij welke opdrachtgever de (werk)ervaring van het gevraagde is opgedaan. Zorg voor een duidelijke, specifieke en inhoudelijke onderbouwing van het shortlistcriterium. Bij het niet duidelijk benoemen en onderbouwen van het bovenstaande en/of indien het gevraagde niet verifieerbaar is voor BIJ12 worden 0 punten toegekend
  • Shortlistcriterium 2: Aantoonbare werkervaring met helpdeskwerkzaamheden Toelichting: Benoem in het cv het nummer van dit shortlistcriterium bij de passende werkervaring. Benoem duidelijk (specifiek) hoe en bij welke opdrachtgever de (werk)ervaring van het gevraagde is opgedaan. Zorg voor een duidelijke, specifieke en inhoudelijke onderbouwing van het shortlistcriterium. Bij het niet duidelijk benoemen en onderbouwen van het bovenstaande en/of indien het gevraagde niet verifieerbaar is voor de provincie worden 0 punten toegekend
  • Fase 2. Mondelinge ronde: beoordeling prijs en kwaliteit Prijs maximaal 200 punten en Kwaliteit maximaal 800 punten Indien in het interview de kandidaat 300 punten of minder behaald, behoudt BIJ12 zich het recht om niet te gunnen. A. Persoonlijke eigenschappen 200/100/50/0 - Een klantvriendelijke instelling; - Stressbestendig; - Een proactieve en leergierige houding; - Teamplayer; - Affiniteit met het werkveld van BIJ12. B. Vaardigheden 300/200/100 - Een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk; - Goed kunnen plannen en organiseren van je werk; - Meerdere ballen in de lucht kunnen houden en overzicht behouden; - Een zelfstandige, systematische, accurate en nauwkeurige manier van werken; - Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk; - Goed kunnen luisteren en doorvragen. C. Kennis 300/200/100 - Minimaal een MBO opleiding op niveau 4; - Microsoft Office; - Topdesk (pré); - SharePoint en MS Teams (pré); - Ervaring met het werken binnen een overheidsorganisatie (pré).

Interesse in deze opdracht?

Zo werkt onze dienstverlening

Deze opdracht is gesloten, reageren is helaas niet meer mogelijk

Gesloten

Mis geen kans, word gratis lid

Ontvang direct alle opdrachten en marktontwikkelingen in je mailbox

Word lid