Financieel administratief medewerker en programmaondersteuner Omgevingswet

 Omschrijving van de opdracht

Je gaat aan de slag als financieel medewerker en programmaondersteuner van het programmateam Omgevingswet in van het PMO team. Je werkt samen met de secretarissen van team Leefomgeving en het programma Energie om de organisatorische kant van het hele Fysieke domein te verbeteren, in het kader van een Managementoffice Leefomgeving. Je bent een zelfstandige, stabiele factor in het team Omgevingswet. Je legt verantwoordelijkheid af aan de coördinator PMO en de programmamanager Omgevingswet.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Je hoofdtaak is het uitvoeren van diverse bedrijfsvoeringselementen m.b.t. inkoop en financiële administratie:

•  Ondersteuning bij opstellen profielen (externe) vacatures en de planning bewaken;
•  Opvoeren verplichtingen in Synergy;
•  (Verlenging van) contracten (m.n. inhuur, detachering);
•  Goedkeuren facturen;
•  (Mede)beheren van de (uitnutting van de) prognose;

o Uitdraaien rapportages, analyseren en ter beschikking stellen;

• Je werkt samen met VNG-concernafdelingen Finance & Control en InkoopServiceDesk;

• Je verbindt actief met programmateamleden en andere PMO leden;

• Je bent medeverantwoordelijk voor het (verder) opzetten en het bewaken van het documentbeheer voor de OW en vastlegging van dossiers in Microsoft Teams;

• Ondersteunen bij opstellen en uitwerken van jaarplannen- en werkplannen;

• Het inplannen, voorbereiden en (mede)organiseren van sessies en bijeenkomsten (o.a. de maandelijkse teamsessie);

• Je bent de linking pin vanuit PMO naar Bureau Implementatieondersteuning Omgevingswet (BIO);

• Je vervangt waar nodig en gewenst de programmasecretaresse Omgevingswet en springt bij tijdens piekmomenten (agendabeheer, afspraken inplannen en bewaken, facilitaire zaken enz.);

• Je ondersteunt en vervangt waar nodig de programma management officer (PMOer) en bent hiervoor een sparringpartner;

• Je bent achtervang voor de teamsecretaris Leefomgeving (en omgekeerd). Nader te bepalen is of de taken structureel worden verdeeld.

Competenties

De functie vereist de volgende competenties, die worden getoetst in de (eventuele) gespreksronde:

• Je hebt goede communicatieve vaardigheden (zowel schriftelijk als mondeling)

• Je bent goed in plannen en organiseren

• Je bent samenwerkingsgericht

• Je werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail (volgens procedures met ruimte voor pragmatiek)

• Affiniteit voor bedrijfsvoering en bedrijfsadministratie

• Zelfstandig, energiek, pro-actief