Directiesecretaris

Functieomschrijving en werkzaamheden
(Tweede) Directiesecretaris met als specifiek aandachtsgebied Medezeggenschap Het betreft een functie die ook voor THOR nieuw is en die werkende weg gestalte zal moeten krijgen. De kern is gelegen in het op orde krijgen van het proces van overleg en samenwerking tussen de directie van THOR en de Onderdeelcommissie (OC).

De gezochte Directiesecretaris verzorgt de ondersteuning en facilitering voor de Directie inzake het overleg en de samenwerking met de Onderdeelcommissie (OC). Hij/zij adviseert en ondersteunt bij diverse inhoudelijke onderwerpen/vraagstukken (w.o. bestuurlijke zaken), adviseert m.b.t. de te hanteren besluitvormingsprocedures en processen en ondersteunt bij de inhoudelijke definiëring richting ambtelijk opdrachtgever en bestuur. Deze Directiesecretaris vervult de secretarisrol voor de Directie in aangelegenheden betreffende de medezeggenschap, voert het inhoudelijk en organisatorisch secretariaat, stelt zelfstandig documenten op, redigeert documenten, bewaakt actief de voortgang en spreekt betrokkenen in eigen en andere partijen aan op hun bijdrage. Hij/zij geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de Directie over bestuurlijke en/of inhoudelijk vraagstukken betreffende de medezeggenschap.

De Tweede Directiesecretaris draagt bij aan de totstandkoming van de periodieke verantwoordingsrapportages en projectrapportages voor bestuur en/of andere opdrachtgevers/stakeholders betreffende beleidstrajecten en beleidsprojecten. Hij/zij verzorgt de inhoudelijke screening van de stukken en fungeert als eerste aanspreekpunt voor de in- en externe informatiestromen en coördineert en bewaakt de integrale informatievoorziening van en naar het bestuur en de ambtelijke organisatie.

Beeld van de omgeving
De Tweede Directiesecretaris werkt, samen met de Directie, de Directiesecretaris, de adviseur medezeggenschap en P&O én de OC, in een dynamische omgeving waarbij steeds geschakeld moet worden tussen de betrokken partijen. Dit vraagt van deze Directiesecretaris goed inzicht in de verschillende belangen en de haalbaarheid van beleidsspeerpunten/doelen.

De opdrachtgever(s)
De gemeente Amsterdam bestaat uit vijf clusters, een bestuurs- en concernstaf en zeven bestuurscommissies (stadsdelen). De stadsdelen vormen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders het bestuur van de stad Amsterdam. Binnen het cluster Stadsbeheer draagt de directie Toezicht Handhaving Openbare Ruimte (THOR) met haar specialiteit toezicht en handhaving bij aan een leefbare, veilige en schone stad. Vanuit die opgave is de organisatie de laatste jaren volop in ontwikkeling. Meer dan 600 toezichthouders en handhavers werken dag en nacht ten behoeve van de burger, de ondernemer en/of de bezoeker aan een prettige openbare ruimte in Amsterdam. Vanuit de stad is in toenemende mate vraag naar een 24/7 inzet en beschikbaarheid van handhaving. Daarin werken we nauw samen met de politie, stadsdelen en andere directies.

THOR bestaat organisatorisch uit 2 onderdelen. De afdeling Operatie met Gebiedsteams, Team Snelle Interventies, Specialismen Binnen (Meldkamer, Cameratoezicht en Boa-binnen) en Specialismen Buiten (VOV, Nautisch, Wegsleep en Fietsparkeren) en de afdeling Ontwikkeling, Innovatie en Ondersteuning (OIO). De afdeling OIO creëert de condities voor succesvolle toezicht en handhaving. Waar de afdeling Operatie met haar afdelingen vooral met de voeten in de klei staat, staat Innovatie, Projecten en Advies (IPA) binnen OIO aan de lat voor nieuw (uitvoerings)beleid, vernieuwing en (sociale) innovatie. Alle taken die een bijdrage leveren aan de beleidscyclus zijn bij IPA belegd. Daaronder ook het directiesecretariaat.

Een professionele organisatie kan niet bestaan zonder goede medezeggenschap. Omdat THOR een organisatie in ontwikkeling is wordt er nu gewerkt aan het vormgeven van een goede samenwerkingsrelatie tussen directie en medezeggenschap. Dit vormgeven van een goed samenspel vraagt om extra deskundigheid en capaciteit. Om die reden zoeken we tijdelijk versterking van het directiesecretariaat waar deze rol zal worden ondergebracht.

Overige informatie in verband met Corona
In verband met de richtlijnen van het RIVM, werken onze collega's waar mogelijk thuis. Komt de kandidaat in aanmerking voor een interview, dan plant de opdrachtgever vooralsnog een video-gesprek in met de kandidaat. Er zal tijdig contact worden opgenomen om de instructies hiervoor door te nemen. De kandidaat voert het gesprek alleen.