Directiesecretaresse
Gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel
max €65 per uur
Friesland
36 uur per week
- Administratief Secretarieel
01 juli 2021
01 oktober 2021
De opdrachtomschrijving
Opdracht omschrijving
Wij zoeken tijdelijk een directiesecretaresse ter vervanging van een zieke medewerker. Kandidaat is verantwoordelijk voor de secretariële en administratieve ondersteuning van het college van B&W en de directie van de gemeente Tytsjerksteradiel. De werkzaamheden zijn daarbij gericht op de burgemeester en de algemeen directeur/gemeentesecretaris.
Verantwoordelijkheden
- Het organiseren van de logistieke planning en het beheer van afspraken en agenda’s;
- Het eerste aanspreekpunt zijn voor het maken van afspraken, zowel intern als extern;
- Het voorbereiden, notuleren en verslagleggen van de vergaderingen en het uitwerken en bewaken van de daaruit voortkomende acties;
- Zelfstandig afhandelen van alle voorkomende in- en externe correspondentie;
- Verzorgen van de (vertrouwelijke) post en het emailverkeer;
- Het beoordelen van klantcontacten op relevantie en urgentie;
- Zorgdragen voor het verzamelen van vergaderstukken en het digitaal verwerken daarvan in iBabs;
- Zorgdragen voor het voorbereiden en begeleiden van bestuurlijke en representatieve aangelegenheden en evenementen;
- Het meedenken in het effectief en efficiënt inrichten van gezamenlijke werkprocessen binnen het bestuurssecretariaat (totaal) in de Werkmaatschappij 8KTD);
- Het kunnen functioneren als “oog en oor” voor de opdrachtgevers en het daarbij inschatten van diens belangen.
Deze inhuuropdracht verloopt via een aanbesteding. De opdrachtgever heeft eisen en wensen opgegeven. Aan de eisen moet je voldoen om kans te maken. Op de wensen kun je punten scoren.
De Eisen
- De kandidaat heeft een Schoevers opleiding of een vergelijkbare opleiding afgerond.
- 2 relevante referenties, die de volgende gegevens bevatten: naam referent, functie, organisatie, e-mailadres en/of telefoonnummer.
- In het bezit van een geldige VOG (maximaal 3 maanden oud en relevant voor de functie) ofwel bereid deze aan te vragen.
- De kandidaat heeft ervaring met Office 365 van Microsoft. (blijkt uit cv en/of motivatiebrief)
- De kandidaat heeft ervaring met MS Teams. (blijkt uit cv en/of motivatiebrief)
- De kandidaat heeft ervaring met iBabs. (blijkt uit cv en/of motivatiebrief)
- De kandidaat heeft minimaal MBO+ werk- en denkniveau.
- De kandidaat heeft minimaal twee jaar werkervaring in de rol van secretaresse van burgemeester en wethouders/gemeentesecretaris in de afgelopen 5 jaar.
- De kandidaat is inzetbaar vanaf 1 juli 2021 tot en met 30 september 2021 voor 36 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend. De gesprekken vinden plaats op 22 juni a.s. via MS Teams. We vragen hier rekening mee te houden.
De Wensen
- De kandidaat heeft ervaring in een soortgelijke functie binnen het bestuurssecretariaat van een samenwerkingsverband tussen gemeenten.
- De kandidaat heeft werkervaring heeft in een soortgelijke functie binnen het bestuurssecretariaat van een gemeente.
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening
Deze opdracht is gesloten, reageren is helaas niet meer mogelijk
Mis geen kans, word gratis lid
Ontvang direct alle opdrachten en marktontwikkelingen in je mailbox