Coördinerend directiesecretaris

Omschrijving van de opdracht

De coördinerend directiesecretaris/secretaresse ondersteunt de directeur of de adjunctdirecteur, coördineert de bezetting van het secretariaat (beschikbaarheid en inzet van capaciteit en onderlinge vervanging van de secretaresses), fungeert als vraagbaak en klankbord voor de medewerkers binnen het team en is liaison tussen VNG-Realisatie en het VNG Bureau voor zaken als inkoop kantoorartikelen, facilitaire zaken en ictgerelateerde vragen en vraagstukken.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden Secretariële werkzaamheden

• Beheren van een complexe agenda;

• Proactief beheer van de mailbox;

• Ondersteuning van de directeur of adjunct-directeur door het tijdig proactief signaleren van knelpunten in de agenda of aanwezigheid;

• Proactief aandragen van alternatieve agenda- en vergaderingswijzigingen;

• Eerste aanspreekpunt voor de organisatie m.b.t. directieafspraken;

• Zorgen voor prioriteitstelling en logische volgorde in de agenda en afspraken;

• Bewaken van acties en bijbehorende deadlines en daar opvolging aan geven;

• Zelfstandig vaststellen van prioriteiten en sturing geven aan de opvolging daarvan;

• Onderhouden van telefonische contacten met gemeenten, leveranciers, etc.;

• Indien nodig voorbereiden en notuleren van vergaderingen;

• Archiveren van (digitale) documenten;

• Regelen van vergaderruimtes;

• Aanmelden en ontvangen van bezoekers;

• Zorg dragen voor beheer kantoorartikelen (inkoop via VNG-Bureau);

• Eerste aanspreekpunt binnen VNG Realisatie m.b.t. het aanvragen van accounts en meldingen voor de servicedesk;

• Zorg dragen voor het onderhouden van contacten/vertegenwoordiging (belangenbehartiging en afstemming) van VNG Realisatie bij overleggen over kantoorautomatisering en facilitaire zaken;

• Zorg dragen voor de communicatie over ontwikkelingen rond kantoorautomatisering en facilitaire zaken naar de medewerkers van VNG Realisatie.

Coördinatie:

• Plannen en verdelen van de werkzaamheden en verzorgen van de afstemming;

• Bewaken, borgen en toetsen van de voortgang van de werkzaamheden;

• Optreden als vraagbaak en klankbord voor de medewerkers van het secretariaat;

• Verzorgen van de vakinhoudelijke ondersteuning van medewerkers bij de uitvoering van de werkzaamheden;

• Input geven voor gesprekken in het kader van het functioneren van medewerkers.

Competenties

Binnen VNG Realisatie wordt verwacht dat een kandidaat over volgende competenties beschikt:

• Resultaatgerichtheid

• Kwaliteitsgerichtheid

• Omgevingsbewustzijn

• Samenwerken

• Integriteit

• Zelfontwikkeling en zelfstarter

• Plannen en organiseren

• Empathisch

• Netwerken