bestuurssecretaresse

Het bestuurs- en directiesecretariaat van de Gemeente Breda heeft unieke mogelijkheden voor 2 ervaren bestuurssecretaresses (m/v). Samen met zeven directe collega’s zorg je voor administratieve en secretariële ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders en de directie.
Wegens het vertrek van collega’s zoeken we tijdelijke ondersteuning voor 3 wethouders en een directeur. Je maakt onderdeel uit van een team dat waarde hecht aan samenwerking, plezier in het werk en humor. We bieden je een uitdagende functie in een dynamische en maatschappelijk relevante organisatie. In jouw functie is geen werkdag hetzelfde!

Wat ga je doen:

• Je beheert complexe agenda’s, waarbij je o.a. prioriteiten stelt op basis van inhoud en politiek-bestuurlijke verhoudingen.
• Je verzorgt (vertrouwelijke) correspondentie en reageert proactief als blijkt dat agenda’s gewijzigd moeten worden.
• Je gebruikt eigen inzicht om de urgentie en belangen in te schatten en bent op de hoogte van de inhoudelijke portefeuille van de bestuurder of directeur.
• Je bent eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie en zorgt voor een gastvrije ontvangst van bezoek.
• Je bent een buffer richting de interne organisatie en externe omgeving, waarbij je verbanden moet kunnen leggen en belangen goed in moet kunnen schatten.
• Signaleren, vooruit plannen, meedenken en je verdiepen in wat er speelt.
• Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten, distribueert digitale vergaderstukken.
• Je zorgt voor tijdige input en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken en actiepunten.
• Je regelt vervoer, etentjes en attenties e.d. en informeert de juiste personen hierover.
• Je bent samen met je collega’s voortdurend bezig met het verder optimaliseren van het secretariaat.

Je ben als Secretaresse Bestuurs- en directiesecretariaat doortastend, assertief en beschikt over een gezonde dosis homor. In situaties dat zaken net iets anders gaan, weet je te relativeren. Het is belangrijk dat je prioriteiten kunt stellen en zorgvuldig omgaat met vertrouwelijke informatie. Daarnaast heb je gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen en ben je bovenal integer.

Je wordt aanspreekpunt voor 2 wethouders of voor een wethouder en een directeur.

Verder beschik je over:

• Een afgeronde MBO secretariële opleiding, bijvoorbeeld, directiesecretaresse, management assistent of officemanagement.
• Relevante werkervaring in een vergelijkbare functie, ervaring met gemeentelijke organisaties / lokale overheden is een pre.
• Klantgerichtheid, resultaatgericht en een positieve en proactieve werkhouding.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.
• Digitale vaardigheden, o.a. op het gebied van Outlook, Teams, I-babs, Word, Excel.