Adviseur Dienstverlening-Recordmanager

Organisatie
De gemeente Houten is onderdeel van de stadsregio Utrecht en de laatste decennia volop in ontwikkeling. Van een dorp van 7.000 inwoners in 1975 groeide Houten uit tot een middelgrote stad van bijna 50.000 inwoners. Stedelijk van karakter in het centrum en dorps in de mooie en rustige woonwijken en de drie kleine kernen ’t Goy, Schalkwijk en Tull en ’t Waal. Behalve dat Houten mooi, groen, veilig en landelijk gelegen is, kent de gemeente ook veel sociale, culturele en economische activiteit. Deze kenmerken vormen samen de kracht en de kwaliteit van Houten.

Het team Vastgoed & Interne Dienstverlening (VID) beheert al het gemeentelijke vastgoed en is verantwoordelijke voor alle facilitaire zaken binnen de gemeente. Verder is binnen het team het cluster Post en Archief belast met de verwerking van inkomende en uitgaande post en de (digitale) archivering binnen de gemeente. Het team heeft ongeveer 25 enthousiaste collega’s.  

Het cluster Post en Archief heeft op korte termijn, voor een periode van 6 maanden, versterking nodig van een ervaren Adviseur Dienstverlening-Recordmanager.

Opdracht
De taken die de tijdelijke Adviseur Dienstverlening-Recordmanager moet gaan uitvoeren zijn de volgende:

• Het onderhouden van contacten, zowel binnen als buiten de organisatie, en begeleiden van veranderprocessen.
• Een bijdrage leveren aan – in nauw overleg met collega’s van het team Informatie (ICT) - het beheren en verbeteren van de informatiestromen en -opslag, zodat het behoud en de toegankelijkheid van informatie is gewaarborgd.
• Deel nemen aan het strategisch informatie overleg (SIO).
• Het analyseren van applicaties op het gebied van informatiebeheer en het maken van beheerafspraken met functioneel/applicatiebeheerders.
• Het adviseren van collega’s binnen het cluster en de hele gemeentelijke organisatie over de ontwikkelingen op het gebied van informatiemanagement en de inrichting van het digitale informatiebeheer.
• Het opstellen van kaders en richtlijnen met betrekking tot de informatiehuishouding, erop toezien dat er wordt gewerkt in lijn met deze principes, het zorg dragen voor evaluatie en verbetering.
• Het bijdragen aan de ontwikkeling, verbetering en implementatie van de ordeningsstructuur.
• Het opstellen van werkprocessen omtrent het informatiebeheer en een bijdrage leveren aan de bewustwording met betrekking tot vindbaarheid van informatie, o.a. in kader van de WOO.
• Het stimuleren, begeleiden en trainen van medewerkers en toezien op de samenwerking en afstemming tussen de verschillende betrokken collega’s.
• Een bijdrage leveren aan het interbestuurlijk toezicht, waaronder het jaarlijks verslag aan het college en de raad over de uitvoering van de archieftaak.
• Het vervullen van de rol van accounthouder, waarbij de adviseur verantwoordelijk is voor het contact tussen de gemeente Houten en de regionale archiefdienst, RAZU.
• Als accounthouder is de adviseur verantwoordelijk voor de informatie van RAZU richting bestuur en ambtelijke organisatie en andersom.
• In het kader van de implementatie van het e-depot speelt de adviseur een belangrijke rol bij de afstemming en de samenwerking van de gemeenten met RAZU.
• Het schrijven van raads- en collegevoorstellen en afstemming van de voortgang in jouw projecten met de verantwoordelijke bestuurders.
• De adviseur neemt verantwoordelijkheid voor periodieke kwaliteitscontroles en doet op basis van de resultaten voorstellen voor verbeteringen.
• De adviseur levert periodiek financiële gegevens (cijfers en tekst) aan over RAZU en maakt hierbij gebruik van de financiële systemen Lias en Key2 financiën.
• Het leveren van een bijdrage aan het opstellen en onderhouden van een Handboek Kwaliteitszorg Informatiebeheer.
• De adviseur treedt op als vraagbaak voor de collega’s bij Post en Archief voor de dagelijkse gang van zaken binnen het cluster en is het eerste aanspreekpunt voor de teammanager voor ontwikkelingen die het cluster aangaan.

Competenties

• Nauwkeurigheid
• Integriteit
• Stressbestendig
• Communicatief vaardig
• Klantgericht
• Flexibiliteit
• Teamspeler